Repris de la publication de l’infomètre parue au bulletin du 29 octobre 2004
Mais qu’entend-on au juste par « environnement collaboratif » ? Il s’agit en fait d’un environnement, construit à partir d’une combinaison de différentes technologies, dans lequel deux ou plusieurs participants peuvent communiquer, coordonner et collaborer pour réaliser un objectif commun.
Les logiciels de messagerie instantanée, les forums de discussion, les bases de données et les pages blanches partagées sont autant de technologies, ou d’outils, qui peuvent être appelés à composer un environnement collaboratif.
Les communautés de pratique, d’ailleurs l’un des fers de lance de la recherche au CEFRIO, sont aussi un parfait exemple d’environnements collaboratifs (1).
Les trois niveaux
- Niveau local (local collaboration).
L’environnement collaboratif est mis en place pour supporter le travail collaboratif dans une fonction en particulier ou pour supporter le travail d’une équipe spécifique. Établi à ce niveau, il amène peu de changement au niveau des processus globaux de l’organisation ; c’est plutôt au niveau local que sont ressentis les changements. L’initiative provient d’une autorité décentralisée et s’inscrit dans une démarche « tactique ».
- Niveau intraorganisationnel (intra-organizational collaboration).
L’environnement collaboratif transforme les processus de l’ensemble de l’organisation, puisque la sphère de son influence englobe toutes les fonctions. L’initiative provient d’une autorité centralisée, souvent la fonction TI. Parmi les avantages entraînés par le déploiement d’un environnement collaboratif de cette envergure, notons l’accroissement de la productivité, rendu possible par un meilleur accès à l’information ainsi qu’aux connaissances organisationnelles, et l’amélioration de la communication à l’intérieur d’une équipe de travail dispersée géographiquement.
- Niveau extraorganisationnel (extended network collaboration).
L’environnement collaboratif s’étend à l’extérieur des limites de l’organisation aux fournisseurs, aux partenaires et aux clients. L’intégration des acteurs de la chaîne de valeur situés en amont et en aval de l’organisation permet de coordonner l’ensemble des activités extraorganisationnelles de manière à engendrer des réductions de coûts mutuels, d’optimiser des processus (approvisionnement, ordonnancement de la production, distribution, etc.) et d’améliorer la prise de décision. L’initiative s’inscrit dans une démarche « stratégique ».
Les trois étapes
- Déterminer où et comment un environnement collaboratif peut avoir un impact sur l’organisation. Est-ce que les impacts se feront sentir à un niveau tactique ou stratégique ?
- Déterminer à quel niveau (local, intra ou extraorganisationnel) les transformations des processus de l’organisation sont souhaitées.
- Identifier la position actuelle de l’organisation en matière d’environnement collaboratif. C’est-à-dire, quelle est la situation de l’organisation aujourd’hui et quelle serait la situation où elle voudrait être demain. Il s’agit donc de connaître quelle est la « distance » entre les deux.
Force est de croire que les environnements collaboratifs sont appelés à redessiner les façons de faire à l’intérieur des organisations et entre les organisations. Ils représentent un enjeu majeur qui, malheureusement, ne se situe pas encore au cœur des priorités de bon nombre d’entre elles.
(1) En se basant sur les résultats de recherche de son projet Modes de travail et de collaboration à l’ère d’Internet, le CEFRIO a rédigé un guide pratique de mise en place et d’animation des communautés de pratique. Le lancement officiel de ce guide se fera en janvier prochain, à l’occasion d’un séminaire animé par Réal Jacob, directeur du Service de l’enseignement du management à HEC Montréal et directeur scientifique au CEFRIO.
Rédactrice : Caroline Jacob, analyste-conseil en veille stratégique, CEFRIO
Source : Fontaine, M.A., S. Parise et D. Miller, « Collaborative Environments : An Effective Tool for Transforming Business Process », Ivey Business Journal, May/June 2004, 11 p. http://www.iveybusinessjournal.com
/view_article.asp ?intArticle_ID=489
