PlaNetLimousin

Description du projet : La Région Limousin a mis en place une plateforme de dématérialisation de ses procédures aussi bien internes qu’externes : PlanetLimousin est dédiée aux agents de la Région, à ses partenaires (Préfecture, Prisme Limousin, Chambres consulaires, Agence de Services et de Paiement- ASP, …) et ses usagers (grand public, associations, entreprises, organismes de formation). Elle permet d’effectuer des démarches administratives entièrement en ligne et de suivre l’état d’avancement des dossiers. Dans un premier temps deux téléservices sont mis en place : le processus d’attribution des aides économiques aux entreprises et aux particuliers et la gestion administrative des procédures de mise en concurrence que la région passe avec les organismes de formation. Elaborée par Génigraph à partir de son AGL dédié à la création d’eServices collaboratifs publiques e-Citiz, en collaboration avec l’ADULLACT, Logica et Petals Link, la plateforme intègre des workflows, des dispositifs d’archivage et de signature électronique ainsi qu’un parapheur électronique.
D’autres téléservices viendront enrichir la plateforme depuis le socle commun à l’ensemble des procédures.

Type d initiative : Plateforme de dématérialisation des services

Territoire de projet : Région Limousin

Porteur(s) du projet : Région Limousin

Date de lancement : Septembre 2010

Avancement (à la date de recueil) : Opérationnel

Date de recueil de l information : Octobre 2011

Cible : Les usagers (associations, entreprises, organismes de formation, particuliers), les agents de la Région, les partenaires de la Région (Préfecture, Chambres consulaires, ASP, Prisme Limousin, …).



1- Contexte et objectifs du projet

1.1 Contexte et origine du projet

La plateforme Planet Limousin est née d’une démarche volontariste de la Région Limousin qui, en 2009, souhaitait simplifier les démarches administratives. Elle décide ainsi de dématérialiser l’intégralité des processus relatifs, dans un premier temps, à deux procédures administratives identifiées comme moteur : la gestion des demandes d’aides des entreprises et la gestion des actions de formation professionnelle. Le projet consiste à mettre en œuvre une plateforme technique (une solution) qui permette de déployer des téléservices ou téléprocédures. Retenu à la suite d’un appel d’offres, Génigraph propose une plateforme basée sur sa solution e-Citiz qui est une plateforme innovante de conception et de déploiement d’eServices publiques.

1.2 Objectifs et enjeux

Améliorer le service public pour une plus grande efficacité en interne et une simplification des démarches aux usagers, tel est l’enjeu principal soulevé par Planet Limousin. Des économies de papiers et de frais d’envoi seront ainsi réalisés grâce au projet. La dématérialisation des procédures de bout en bout permet d’éviter la réception de fichiers pdf et de format papier et minimise les risques d’erreurs puisque les agents ont accès à toutes les données en ligne et n’ont plus besoin de les ressaisir. La plateforme participe ainsi au développement durable, une des préoccupations phares de la Région Limousin.
Plusieurs objectifs sont visés :

  • améliorer, simplifier et sécuriser les procédures pour les administrés ;
  • faciliter le travail des agents ;
  • améliorer les processus internes ;
  • accéder au traitement des dossiers ;
  • centraliser et unifier le point d’entrée des systèmes d’information ;
  • faire des économies de traitements ;
  • gagner en visibilité, transparence et proximité ;
  • faire évoluer les consciences sur les usages.

2- Description et organisation du projet

2.1 Les acteurs du projet

Le projet a mobilisé plusieurs acteurs.

  • Le Conseil régional du Limousin initiateur du projet, les agents des services concernés se sont fortement mobilisés notamment le Directeur Général des Services (DGS), le Directeur Général Adjoint (DGA) en charge de la formation professionnelle, le DGA chargé du développement économique et de l’emploi et le DSI chef de projet.
  • Les partenaires de la région : Préfecture, Chambres consulaires, ASP, Prisme Limousin.
  • Génigraph, Société de Services en Ingénierie Informatique (société spécialisée dans la conception, le développement informatique avec des technologies objets et éditeur de l’AGL e-Citiz), a développé la solution et réalisé la plateforme.
  • Logica, une entreprise spécialisée dans le conseil, l’intégration de systèmes et l’outsourcing, a mis en place la GED (Gestion Electronique de Documents)
  • L’Association des Développeurs et Utilisateurs de Logiciels Libres pour l’Administration et les Collectivités Territoriales (ADULLACT) a aidé à la mise en place du parapheur électronique.
  • La société Petals Link spécialisée notamment dans les solutions d’échanges de données était chargée de la mise en place de l’ESB (Entreprise Service Bus [1] ).

2.2 Les services proposés

Pour accéder à la plateforme, il faut au préalable s’enregistrer pour disposer d’un compte et s’identifier à l’aide de codes d’accès personnels et confidentiels (identifiant + mot de passe) qui permettent d’authentifier l’usager.

  • Un service support répondant au numéro 05 55 45 18 00 fournit une assistance aux usagers pour la partie formation professionnelle.
  • Des manuels d’utilisation du service (Manuel utilisateur-Généralités, Manuel utilisateur- Formation professionnelle) sont disponibles via le portail.
  • Deux téléservices sont disponibles pour le moment : les demandes de subvention économiques et la gestion des actions de formation professionnelle.

Concernant la gestion administrative des formations professionnelles de la Direction de l’Apprentissage, de la Formation Professionnelle et de l’Insertion (DAFPI) :

Ce téléservice offre la capacité pour les organismes de formation de déposer en ligne une demande et de pouvoir suivre l’évolution de leur dossier tout au long de leur traitement en interne au sein de la collectivité (instruction administrative, passage en commission permanente, signature du Président dans le parapheur électronique, envoie de documents).
• En externe, les organismes de formation peuvent :

  • créer et gérer les comptes des utilisateurs ;
  • remplir et soumettre leur formulaire FAR (Formation Action Régionale) dans le cadre de leur réponse à un appel d’offre ;
  • signer électroniquement ;
  • suivre le traitement de leur dossier ;
  • consulter et sauvegarder les courriers adressés par la Région dans le cadre de ce traitement ;
  • consulter les courriels d’avertissement ou d’informations ;
  • vérifier les signatures de ces courriers ;
  • fournir toute pièce complémentaire demandée.

• En interne, les agents peuvent en fonction de leur profil :

  • ouvrir le FAR une fois l’ouverture des plis électronique effectuée ;
  • générer un document de synthèse pour la commission d’appels d’offres ;
  • donner un avis technique après instruction ;
  • rédiger les actes contractuels ;
  • faire passer les conventions dans le parapheur électronique pour les validations et la signature du président ;
  • soumettre la décision au contrôle de légalité ;
  • valider ou invalider les pièces justificatives de paiement ;
  • consulter les dossiers.

Concernant les demandes d’aides du Pôle Économie et Emploi (PEE) :

Ce téléservice fonctionne selon le même principe que le premier. En front office les usagers peuvent constituer et déposer leur demande d’aide en ligne et suivre l’instruction de leur dossier. En back office, les agents réceptionnent les demandes au format numérique et tout le traitement se fait en ligne, depuis l’analyse des dossiers jusqu’à l’archivage en passant par la commission d’attribution des subventions, la rédaction de la convention, la signature du président, le contrôle de légalité, …

2.3 Les publics bénéficiaires

  • Les Usagers (entreprises, associations, particuliers, organismes de formation) qui peuvent effectuer leurs démarches, suivre l’avancement et répondre aux sollicitations de la Région ;
  • Les Agents de la Région pour l’instruction des démarches et les relations avec les demandeurs et les partenaires, qui sont des tiers intervenant dans le cours de ces démarches ;
  • Les Partenaires (Préfecture, Prisme limousin, ASP, Chambres consulaires, …), pour effectuer leur intervention, à distance, dans ces processus collaboratifs.

2.4 La dimension financière

Le projet a été entièrement autofinancé par la Région.
Le budget alloué était de :

  • 500 000 € à Génigraph pour les développements ;
  • une enveloppe de 18 000 € à Chambersign pour les certificats de signatures ;
  • 48 000 € maximum pour l’hebergement chez Fullsave sur la durée du marché.

3- La mise en oeuvre du projet

3.1 Les étapes de mise en oeuvre

La région avait rédigé un cahier des charges et lancé un appel d’offres. Génigraph a été retenu pour la partie développement. L’ADULLACT, Petals Link et Logica sont intervenues pour mettre en place respectivement le parapheur électronique, l’ESB et la GED.

  • La décision politique de rassembler les deux projets (éco+formation) remonte à janvier 2009, délibération de l’Assemblée le 17 avril 2009 ;
  • Lancement de l’appel d’offre le 28/04/2009 ;
  • Attribution du marché à Génigraph par la commission d’appels d’offre du 10/07/2009 ;
  • Début des prestations le 21/08/2009 ;
  • Première phase de spécifications détaillées réalisée par Génigraph jusqu‘en décembre 2009 ;
  • Premiers marchés ouverts aux organismes de formation le 20/09/2010.

3.2 Les méthodes

Il y avait plusieurs niveaux de gestion du projet.

  • Des réunions de travail se sont tenues à la région et à distance (téléphone, WebEx…) de façon à éviter des transports (partage en ligne). La plateforme Agora de la région a aussi été utilisée.
  • Il y avait également un comité technique ou de projet qui se réunissait, en fonction des besoins, une fois toutes les 2 semaines ou par mois. Il était composé de tous les chefs projets de la région (aussi bien technique que fonctionnel), le DSI, les DGA et, du côté de Génigraph, un architecte ou expert technique et le directeur d’activités.
  • Un comité de pilotage se réunissait à Limoges avec la Direction Générale de la Région.

3.3 Les moyens techniques

  • une plateforme, atelier de génie logiciel, de conception et de développement
  • plusieurs serveurs pour l’intégration, la recette et la formation
  • une plateforme de production

3.4 Les moyens humains

• Au niveau du Limousin, les techniciens de la région et les responsables fonctionnels des projets économie et formation professionnelle ont été mobilisés.

• Du côté de Génigraph, ont été impliqués :

  • un directeur de projet qui est en même temps architecte ;
  • un chef de projet chargé de la spécification fonctionnelle et du suivi des évolutions ;
  • trois experts techniques pour les réalisations.

• La société Petals Link était chargée de la mise en place de l’ESB (Entreprise Service Bus).

• Logica a mis en place la GED (Gestion Electronique de Documents)

• ADULLACT a aidé à la mise en place du parapheur électronique.

3.5 La communication sur le projet

La diffusion du projet s’est faite, en plus de la communication interne, par le biais de plusieurs canaux.

  • Des flyers présentant le dispositif de dématérialisation de la gestion administrative des formations professionnelles ont été distribués.
  • La Région a aussi présenté le projet et formé les organismes de formation qui le souhaitaient (environ 80 personnes).
  • Elle prévoit également de lancer une campagne de communication sur les demandes d’aides du Pôle Économie et Emploi (PEE) en ligne.
  • En mars 2011, La Région Limousin a mené une opération de communication vis-à-vis des DSI de la France.

4- Bilan et perspectives

4.1 Les éléments de bilan

4.1.1 Les objectifs réalisés

Les objectifs ont été atteints pour l’axe de la formation professionnelle. Plusieurs organismes de formation (Tous les organismes de formation habituels ainsi que quelques nouveaux) ont créé un compte sur la plateforme. A ce jour , 233 FAR sont déposés.
Pour l’économie, le dispositif vient d’être lancé mais déjà les premiers dossiers sont déposés. Toutefois, il est encore tôt pour mesurer les résultats.

4.1.2 La réponse aux attentes des usagers

Les témoignages spontanés de la part des agents des organismes de formation professionnelle sont positifs. Une enquête de satisfaction va être menée auprès de ces organismes.

4.1.3 Les points forts du projet

  • Le socle technique pourra accueillir d’autres e-Services au fur et à mesure que le projet évoluera.
  • L’accessibilité des services est aussi un des points forts du projet. En effet, les délais postaux sont éliminés et les dossiers peuvent être déposés sans contrainte d’horaires. Toutes les démarches se font en ligne (envoie de pièces complémentaires, signature, …). De plus les usagers peuvent suivre l’avancement de leur dossier en ligne tout au long de son instruction.
  • Le travail des agents est également facilité. Ils n’ont pas à refaire de saisies sur le système. La dématérialisation intégrale permet une meilleure traçabilité des actions.

4.1.4 Les points faibles du projet

La dématérialisation intégrale peut également être un point faible au regard des besoins de certaines collectivités (notamment le fait qu’un usager puisse avoir accès aux coordonnées des agents qui ont traité son dossier : noms, numéros de téléphone, …).
Le fait d’être en avance technologiquement présente aussi quelques inconvénients. Très peu de collectivités utilisent par exemple le parapheur électronique. Il faut donc que la Région convainque ses partenaires à travailler en ligne pour transmettre ou recevoir les documents sous format électronique et non papier dans le cadre du contrôle de légalité.

4.1.5 Les perspectives dévolution

Le projet a été très tôt présenté aux agents de la région et a suscité un vrai intérêt de leur part. La région est en train de réfléchir aux prochains services qui seront dématérialisés (phase d’identification d’autres démarches administratives et services à intégrer dans le processus).
Pour les téléservices à venir, seule la partie fonctionnelle sera développée ; le socle technique reste le même.

4.2 Appréciation du porteur de projet

Appréciation du porteur

Bien mise en œuvre, la dématérialisation intégrale peut permettre aux collectivités de gagner en visibilité et en transparence. Il appartient à chaque collectivité de définir les services et démarches à dématérialiser.

Conseils aux futurs porteurs de projet similaire

Il faut se donner le temps de bien analyser les processus en amont. Une analyse assez fine des processus est très importante car tout le reste en découle.
Il faut aussi bien identifier les personnes ressources au sein de la collectivité. Le projet nécessite un engagement fort et est consommateur de temps. Il faut donc disposer des personnes dédiées pour le portage et le suivi.

5- Critères d´évaluation

5.1 Innovation

Le Limousin est une des premières collectivités territoriales à dématérialiser un processus administratif de bout en bout. Les téléservices s’appuient sur un socle technique commun. D’où l’intérêt suscité au niveau d’autres territoires qui se lancent sur le même type de projet.
Dans la même philosophie, une plateforme similaire est en cours d’élaboration pour la région Aquitaine par exemple.

5.2 Impact

Le projet apporte l’image d’une région plus moderne, plus dynamique, innovante et écologique. L’institution régionale améliore les services qu’elle rend aux usagers.

5.3 Reproductibilité

Dématérialiser des démarches administratives de bout en bout est possible à tous les niveaux de collectivité. Il appartient à l’institution de décider des services à mettre en ligne et le niveau de dématérialisation. Donc tout dépend finalement de la volonté politique.
Le Limousin a rétrocédé le code source à Génigraph qui propose des solutions aux collectivités qui souhaitent mettre en place une plateforme. La communauté e-Citiz fonctionne dans le même esprit que l’open source.

5.4 Pérennité

La mobilisation des acteurs concernés et notamment les partenaires de la région est indispensable pour le succès du projet.


[1] communication des applications qui à la base ne sont pas pensées pour fonctionner ensemble

Contacts : Gilles POURCHER | g-pourcher cr-limousin.fr | Directeur Général Adjoint (DGA) du Pôle Ressources, Conseil Régional du Limousin - 27 Bd de la Corderie, CS 3116 - 87031 Limoges Cedex 1

Téléphone : 05 55 45 19 00

Sites : http://planet.region-limousin.fr

Autre Initiative : Plateforme des marchés publics de la Région Limousin : https://region-limousin.achatpublic.com

Via un article de Philippe OURLIAC, publié le 4 novembre 2011

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