Recommandations pour améliorer l’utilisation des e-mails professionnels

Pour bien commencer

• 56% des utilisateurs consacrent plus de 2h par jour à la gestion de leur boîte de réception ;
• 38% des utilisateurs reçoivent plus de 100 messages par jour ;
• 70% des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle ;
• 65% des utilisateurs déclarent vérifier leur messagerie toutes les heures, mais le font en réalité bien plus souvent (toutes les 5 minutes) ;
• 64 secondes, c’est le temps que met en moyenne une personne pour reprendre le fil de sa pensée lorsqu’elle a été interrompue par l’arrivée d’un message.

Mieux réguler l’usage des courriels en entreprise

Si les outils de communication électronique offrent de nombreuses potentialités techniques et organisationnelles, ils conduisent aussi à une profonde mutation des systèmes d’organisation des entreprises. Les outils se sont imposés à leurs utilisateurs (salariés notamment) sans une réelle appropriation de leur part.

Prenant appui sur des travaux menés par des chercheurs et les retours d’expérience des entreprises et des syndicats, l’ORSE a fait un constat d’une montée des risques psychosociaux liés à de mauvais usages des courriels :

• sentiment d’urgence permanent et d’isolement face à la prise de décision
• intrusion dans la vie privée
• accélération des rythmes de travail
• remise en cause des collectifs de travail par une amplification des conflits et une communication de mauvaise qualité.

Dans son guide relatif au "bon usage de la messagerie électronique dans un cadre professionnel", l’ORSE propose que les entreprises se saisissent de cette question avec pour objectifs de limiter :

• la dépendance aux média
• la surcharge informationnelle
• les conflits entre salariés
• les risques psychosociaux.

Les recommandations contenues dans ce guide ont été finalisées dans le cadre d’une charte d’utilisation des courriels, point de départ d’une discussion entre salariés, managers, direction des ressources humaines, direction informatique et représentants des syndicats.
Pour Daniel Lebègue, Président de l’ORSE, les entreprises doivent intégrer dans leur stratégie RSE une réflexion éthique sur l’usage des outils électroniques de communication pour qu’ils soient au service du bien commun, des entreprises comme des salariés.

Téléchargez le guide (PDF 1,16 Mo)

Source : www.orse.org