Mise en place d’un réseau de visioconférence multipoints

Ce projet est né dans le cadre d’une réflexion globale visant d’une part à rapprocher les services et la population, et d’autre part à favoriser les échanges tant à l’intérieur du territoire que vers l’extérieur. Il s’inscrit également dans le cadre d’un appel à projet permettant de bénéficier d’un appui important sur le volet des investissements.

Faisant suite à une longue tradition de mise en place de projets TIC à destination des entreprises et de la population, les élus du PNR ont décidé de mailler leur territoire de lieux équipés de matériel de visioconférence.

L’objectif initial de ce nouveau projet était de tester de nouvelles façons de travailler notamment en limitant les déplacements et, dans cette première phase expérimentale, de toucher 2 publics distincts : les adultes et jeunes en formation et les entreprises du territoire. En effet, par delà les usages que pourront déployer les différentes communautés d’utilisateurs, la visioconférence peut être considérée comme un levier potentiel de développement économique et de dynamisme, au sens où elle facilite les rapprochements entre les acteurs (économiques, sociaux, entreprises, formations, etc.). Elle favorise aussi l’émergence de réseaux de compétences à l’échelle du territoire voire au-delà. Elle peut être source d’innovation en facilitant l’intervention de ressources externes au territoire ou à l’entreprise. Elle peut être source de réactivité, d’efficacité pour faire face à de nouveaux challenges ou anticiper les mutations économiques en cours, développer et faire émerger de nouvelles dynamiques.

Les objectifs du projet sont les suivants :

• favoriser les relations entre les collectivités du territoire (Pays-PNR et EPCI) et entre le Pays et ses partenaires, tels que la Région et le Département, qui sont, par ailleurs déjà équipés ou en cours d’équipement. L’amélioration de cette coopération sera en effet caractérisée par une plus grande fréquence et une plus grande efficacité des échanges.

• rapprocher les jeunes du territoire des centres d’information tels que les Espaces Jeunes de Morez, Saint-Claude et Champagnole afin de faciliter, depuis les sièges des communautés de communes, les entretiens avec les conseillers, la préparation de CV, les entretiens de pré-embauche et la télé formation.

• consolider le Pôle à Compétences Territoriales (PACT) au sein du futur bâtiment à Morez en ce qui concerne la formation pour adultes en activité ou non (VAE, reconversion, etc.), par un espace dédié et mutualisé permettant la formation à distance et l’apprentissage des Langues Vivantes Etrangères.

• simplifier et améliorer les relations entre les entreprises et leurs fournisseurs ou donneurs d’ordre en France et à l’étranger, en équipant plus particulièrement deux des pôles du territoire, Morez et Saint Claude par des salles de réunion visioconférence (les sièges des communautés de communes pouvant également être mis à disposition des entreprises) :

Les sites suivants ont été équipés :

• le siège administratif de la Communauté de Commune ARCADE (Morez),
• le siège administratif de la Communauté de Commune du Plateau du Lizon (St Lupicin),
• le siège administratif de la Communauté de Commune Jura-Sud (Moirans en Montagne),
• le siège administratif de la Communauté de Commune de la Station des Rousses (les Rousses),
• le siège administratif de la Communauté de Commune des Hautes Combes (Lajoux),
• le siège administratif de la Communauté de Commune de Val de Bienne (Saint-Claude),
• le siège administratif de la Communauté de Commune de la Granvallière (St Laurent en Grandvaux),
• le siège administratif du Parc naturel régional du Haut-Jura (Lajoux),
• l’Espace Jeune de Morez (locaux dans le GRETA),
• l’Espace Jeune de Saint-Claude (locaux du Comité de Bassin d’Emploi),
• l’Espace Jeune de Champagnole, (bâtiment Javel près de la Mairie),
• la salle de formation du PACT (Morez).
• la salle de réunion du PACT (Morez),
• la salle de réunion du Pôle de Service du Tomachon (Saint-Claude),
• la salle de conférence du Pôle de Service du Tomachon (Saint-Claude),
• la salle d’honneur de la Communauté de Commune de Val de Bienne (Saint-Claude).

A Morez, le bâtiment du Pôle à Compétence Territoriale (PACT) est équipé d’une salle de réunion pouvant accueillir 6 à 8 entrepreneurs du territoire ou personnes mobilisées par la future couveuse de Morez.

A Saint-Claude, un équipement visioconférence spécifique et complémentaire aux matériels déjà présents (enceintes, microphones) a été installé dans la salle de conférence du site du Tomachon, pouvant accueillir jusqu’à 100 personnes. Les entreprises ont la possibilité d’utiliser, comme à Morez, une plus petite salle de réunion, contiguë à la salle de conférence et pouvant accueillir 6 à 8 personnes (une partie du matériel est donc commun entre les deux salles du Tomachon).

Cet équipement a d’ailleurs été utilisé lors de la journée de lancement officiel du réseau le 15 février assurant une visio multipoints entre plusieurs sites du Haut-Jura et le site du Conseil Régional de Franche-Comté.

Il suffit de réserver une salle pour pouvoir utiliser le matériel. Gratuit pour les jeunes en recherche d’emploi et en formation, le coût de base pour une entreprise n’est que de 10 €.

Les bénéficiaires visés sont de plusieurs types :

• côté collectivité, la visio permet de trouver plus facilement 1 heure ou ½ heure de travail en commun, là où serait nécessaire ½ journée avec les déplacements. Elle permet même d’augmenter les rencontres fonctionnelles entre deux réunions ou comité de pilotage.
• côté jeune, la visio permet de préparer des entretiens avec les conseillers des Espaces Jeunes en évitant aux jeunes de longs trajets (vu le niveau des transports collectifs en milieu rural), d’accéder à des formations via le GRETA du Haut-Jura.
• côté économie, elle permet aux entreprises de contacter indifféremment de la distance des commanditaires ou des sous-traitants et de limiter dans ce cas aussi des déplacements coûteux.

• en investissements 86 000 euros HT (maîtrise d’ouvrage Parc)
• en fonctionnement chaque collectivité prend en charge son abonnement SDSL. Le projet bénéficie de cofinancements Région Franche Comté (15%, Etat 15 % et UE 50 % au titre du programme PUSEMOR (Arc alpin)

• de septembre à novembre 2006 : analyse des besoins et définition des sites d’installation
• décembre 2006 : rédaction du cahier des charges
• février 2007 : lancement de l’appel d’offres d’équipement en matériel de visioconférence
• mai 2007 : livraison, installation des fournitures et formation des utilisateurs
• juin 2007 : début de la phase de test et premières utilisations

Le Parc, en maîtrise d’ouvrage a assuré la préparation et la réalisation de la consultation et par la suite la coordination du déploiement et l’achat des adresses IP fixes pour chacun des sites.
Il s’est appuyé également sur un cabinet en AMO, pour l’identification des besoins des sites et des usages potentiels.

L’équipement a porté sur :

• 8 sites intercommunaux (multipoints et point à point)
• 1 salle de formation
• 2 espaces jeunes
• 1 salle de conférence (visio et vidéoprojection)
• 1 pont local pour disposer d’un accès Numéris

Côté matériel, le choix s’est porté sur du matériel professionnel (Sony),
avec un système de visioconférence sur IP.

Côté infrastructure, le choix s’est porté sur une offre SDSL (neuf connect) à 2 Méga pour chacun des sites. Il est capital de réserver une attention importante à cet aspect du projet. En effet la visioconférence haute définition s’appuie certes sur des équipements de qualité (caméra, écran, …) mais aussi sur un débit suffisant et fiable garantissant qualité et fluidité des images, ainsi que de bonne conditions de diffusion de documents. Seule des liaisons DSL à débits symétriques (SDSL) sont à même de garantir cette qualité. Pour un réseau point à point un 512 Ko suffit mais dès que l’on souhaite faire du multipoints il est nécessaire de disposer d’une liaison 2 Mo. En outre le principe du DSL permet de s’affranchir des coûts de connexions liés à la distance et au temps de communication.

En interne au Parc du Haut-Jura, un chargé de mission (equivalent temps plein) a été mobilisé pendant un an sur le projet.

Un correspondant désigné dans chaque EPCI a suivi une formation et a fonction de relais au sein du réseau.

Les séances de formation auprès de chaque correspondant ont été l’occasion de communication au sein de chacune des structures. Un travail de sensibilisation a été également mené à travers des réunions entre les EPCI et les autres partenaires du projet. Des encarts ont été placés dans les revues à destination des entreprises et des artisans via les bulletins des chambres consulaires. Enfin la presse locale a relayé dans ses colonnes les différentes phase d’avancement du projet (en amont, à la mise en place, lors des premiers échanges et pour la journée de lancement).

4.1.1 Les objectifs réalisés

Les 7 Communautés de Communes ont pu utiliser à plusieurs reprises le système, à l’occasion de rencontres à l’échelle Pays, pour la gestion ou la préparation de dossiers particuliers, avec des partenaires extérieurs au territoire. Sur les trois premiers mois, les économies réalisées par l’utilisation de ce matériel se chiffrent à plus de 1500 €.

Il suffit de réaliser environ 5 réunions par mois pour amortir le coût de l’abonnement SDSL (prise en compte des temps de travail perdu sur les trajets et des coûts de transport)

4.1.2 La réponse aux attentes des usagers

On constate une bonne appropriation de l’outil dans la mesure où il vient en prolongement de réseaux humains existants.

4.1.3 Les points forts du projet

La facilité d’accès et de manipulation du système de visioconférence sur IP est un fort du projet.

4.1.4 Les points faibles du projet

Certains freins ont été rencontrés dans la mise en œuvre du projet :

• difficultés à identifier les différents prestataires (notamment infrastructures)
• limite dans le nombres de sites connectables en multipoint
• limite de sites partenaires équipés en IP (par rapport au RNIS)

4.1.5 Les perspectives d’évolution

Le projet pourrait prochainement évoluer sur les deux orientations suivantes :

• compléter l’offre territoriale sur les secteurs géographiques particulièrement isolés
• s’appuyer sur, et appuyer, d’autres projets avec d’éventuels partenaires pour constituer des
  réseaux de visio-guichets unique et multiservices

Il est important de ne pas négliger les temps à consacrer à la formation et à la sensibilisation des futurs utilisateurs et de ne pas sous-estimer les temps de réglages techniques (aussi bien sur le matériel que concernant les infrastructures, surtout en zone rurale pas forcément dégroupées).

La changement des habitudes de travail des destinataires est un processus long qui nécessite une implication constante de la part des partenaires.

L’innovation vient de la précision de maillaige territorial du dispositif. Il faut moins de 15 kilomètres pour accéder à un point de visioconférence à partir de n’importe quel lieu du territoire.

Les projets montre une évolution progressive des habitudes de fonctionnement et de travail entre EPCI. On constate également davantage d’échanges entre responsables du territoire et l’extérieur.

Les utilisateurs (GRETA, ANPE, notamment) sont demandeurs d’extensions et de nouvelles fonctionnalités prolongeant des usages potentiels.

Le projet est reproductible sur le même modèle sur d’autres territoires.

La quasi-totalité des communes adhérentes au Parc, sont organisées en communautés de communes. Ces structures constituent des échelons pertinents pour développer de tels projets structurants. Elles permettent non seulement d’assurer les parts d’investissements nécessaires, mais également d’assurer, au moins à moyen terme, la prise en charge des coûts de structure de tels dispositifs.