L’espace collaboratif du Pôle Numérique de la Drôme

<titre2>1- Contexte et objectifs du projet

<titre3>1.1 Contexte et origine du projet

L’association Pôle Numérique, créée par le Conseil Général de la Drôme, est un centre de ressources, d’échanges et de soutien aux projets de développement territorial. Sa particularité est d’être transversal en sensibilisant à la fois les entreprises, les collectivités et associations. Ses actions sont celles des centres d’expertises qui apportent un « conseil » neutre pour accorder un besoin à une offre de services numériques. De fait, son intégration à un processus de décision large favorise la prise en compte du développement local dans un contexte social, économique et de développement durable. Ainsi ses missions vont au-delà de la sensibilisation et de l’accompagnement aux usages numériques : le Pôle a aussi vocation à être un espace de prospective et de mutualisation pour partager les enjeux liés à l’avènement de la « société de l’information et des connaissances ». C’est dans cette optique qu’il a, en janvier 2010, initié le projet d’espace collaboratif pour les collectivités et les entreprises de la Drôme.

<titre3>1.2 Objectifs et enjeux

La mise en place de la plateforme communautaire poursuit plusieurs objectifs :
Le choix de l’outil a été guidé par la volonté d’investir les réseaux sociaux, de tester les nouvelles formes de communication et outils web 2.0 et d’accompagner les usages métiers vers le développement du travail en mode collaboratif.
La volonté d’établir une cartographie des compétences du territoire afin de les mettre en réseau et de pouvoir les mobiliser à l’occasion de projets multi partenarial ou lors de concertations prospectives.
La mise en place d’une méthodologie de travail collaboratif appliquée à la veille d’information qui a vocation à être déclinée sur tout autre sujet. A terme, il s’agit de constituer une communauté d’acteurs mis en réseau pour l’émergence d’un véritable écosystème territorial.
L’évolution rapide des technologies, des services et usages numériques ainsi que l’accompagnement de projets menés sur des territoires nécessitent de réaliser une veille permanente. Cette veille est un moyen pour le Pôle Numérique de mettre en place une première démarche de mutualisation sur un territoire : il s’agit de passer d’une veille individuelle à une veille partagée et mutualisée à un niveau départemental.
L’enjeu est d’accompagner les acteurs économiques vers les nouvelles formes de travail, d’organisations et de gouvernances liées à l’émergence de la société de l’information et à une économie de la connaissance.

<titre2>2- Description et organisation du projet

<titre3>2.1 Les acteurs du projet

Le projet a été entièrement réalisé par l’association qui a souhaité avoir une expertise sur tout le processus. Il n’a pas nécessité de financement extérieur.

<titre3>2.2 Les services proposés

Le Pôle Numérique propose à tout acteur, groupe projet, groupe de travail, communauté d’intérêt … la mise à disposition d’un espace collaboratif (ou constitution d’un groupe) au sein d’une plateforme de type réseau social.

Ces espaces collaboratifs ou groupes présentent les fonctionnalités suivantes :
Une page d’accueil : Seule partie publique du groupe, visible par tous les membres de la plateforme, elle a pour objet la présentation des activités du groupe et la publication d’articles ou de documents du groupe.
Un forum : c’est l’espace où les membres posent, consultent ou répondent à des questions sous la forme de fils de discussion. C’est l’espace de débat du dispositif.
Les articles du groupe : sous la forme d’un blog, il s’agit d’une suite d’articles rédigés par les membres du groupe. Son usage permet tout à la fois la collaboration, la co-construction et la mutualisation.
Les fichiers du groupe : un espace de partage de fichiers de tous types (image, pdf, texte…).
Les favoris du groupe : liste des ressources web partagées par le groupe.
L’agenda du groupe : agenda partagé permettant de notifier les évènements et dates clés du groupe ou de toutes manifestations en lien avec la thématique traitée.
Les pages du groupe : ouvertes en écriture à tous les membres du groupe, cette fonctionnalité permet la co-édition de documents.
Un outil de sondage pour dynamiser et impliquer les membres dans les décisions et orientations du groupe.

La participation à un groupe permet également l’accès aux pages publiques des autres groupes et, le cas échéant, de demander une adhésion si le sujet présente un intérêt.
Le Pôle Numérique propose l’environnement technique et une autonomie complète des groupes en administration et en animation.

<titre3>2.3 Les publics bénéficiaires

L’espace collaboratif est destiné à tous les acteurs économiques du département de la Drôme : collectivités (élus et agents du département, des communes et intercommunalités …), entreprises, associations.

<titre3>2.4 La dimension financière

La plateforme a été entièrement déployée par le Pôle Numérique. Ayant opté pour l’utilisation de son propre serveur et d’un logiciel open source gratuit, le coût du projet se résume en temps-homme passé sur le projet. (tests de différentes plateformes, installation, paramétrage, sécurisation, mise en place des processus de diffusion de l’information), soit environ 2 mois de travail pour 2 personnes avec les compétences réseau et intelligence économique.

<titre2>3- La mise en oeuvre du projet

La plateforme est l’outil qui permet la création de groupes, leurs mises en réseau et l’interaction entre ses membres par l’édition ou le dépôt de contenus.
Au delà de l’outil, le projet a pour objectif principal l’accompagnement des acteurs du territoire vers une démarche collaborative. Une première thématique, pouvant faire l’objet d’une démarche collaborative a été identifiée comme pertinente sur le territoire : la mise en place d’une veille d’informations mutualisée entre les différents acteurs du numérique. Cette thématique va servir de pilote pour définir les processus d’échange et de transfert d’informations, les outils et l’animation nécessaires pour enclencher un véritable mode de travail collaboratif.

<titre3>3.1 Les étapes de mise en oeuvre

La décision de monter l’espace collaboratif a été prise en janvier 2010. Sa mise en œuvre a nécessité plusieurs étapes pour aboutir en septembre 2010 à l’ouverture d’un premier groupe de travail collaboratif.

1. Identification des processus et flux d’informations

Sur la base d’un premier groupe dédié à une veille d’information, la première étape du projet a été de schématiser les processus de collecte, de valorisation et de diffusion de l’information. Cette étude a permis d’établir un process en trois étapes (mutualisation, synthèse et analyse) et d’identifier les typologies d’acteurs intervenant à chacune de ces étapes. Elle a permis également de définir le rôle de l’animateur de cette communauté en charge de la synthèse et de l’éditorialisation.

2. Mise en place et validation des processus

L’étape suivante a été de valider les processus par la mise en place des trois étapes mais avec une communauté d’experts restreinte à l’équipe du Pôle Numérique, soit 7 personnes.
Le choix de l’outil de mutualisation et d’échange pour cette étape s’est porté sur le service web « diigo » en raison de sa simplicité de mise en œuvre (ne nécessite pas d’installation). De cette mutualisation et des commentaires de chacun, le responsable de publication sélectionne les articles les plus pertinents pour en faire un flux d’information de périodicité hebdomadaire avec publication automatique sous la forme d’un flux rss, rdf, atom ou opml et au travers du compte Twitter du Pôle Numérique avec le hashtag #veille.
Selon les articles et les thématiques clés du moment, le Pôle Numérique restitue mensuellement une analyse sous la forme d’un édito ou d’un focus publié sur le site et sur le blog du Pôle Numérique.
La mise en place et la communication autour de ce service a permis à certains acteurs du territoire de se déclarer intéressés et de se positionner dans le processus.

3. Choix de la plateforme

En plus des fonctionnalités de mutualisation et de publication présentes dans « diigo », la plateforme devra également favoriser la mise en réseau des différents membres par des fonctionnalités de type réseau social.
Dans cette phase du projet, les plateformes testées ont été : XWiki Watch, Portaneo et Elgg.

La solution Elgg a été retenue en raison de sa simplicité de mise en œuvre, solution open-source elle bénéficie d’une communauté de développeurs importante et permet une administration et un paramétrage complet. L’installation de la plateforme sur un serveur du Pôle Numérique permet également de connaître et d’analyser les statistiques de fréquentation. Le choix d’une installation en local a impliqué la mise en place d’une sécurisation des échanges en prévision de son accès depuis l’extérieur.
Au sein de la plateforme, un groupe a été créé pour toute demande d’évolutions, d’ajout de fonctionnalités (installation de plugins), de remontée de bugs pour maintenir la plateforme en perpétuelle évolution selon les besoins.
Cette étape a nécessité 1 mois ½ de travail pour deux personnes avec les compétences réseau et intelligence économique.

4. Ouverture de la plateforme

Une première ouverture de la plateforme a été réalisée en septembre 2010 par la participation au groupe de veille d’acteurs de structures publiques ou privées. Ces personnes sont principalement des chargés de veille et chargés de mission TIC, chefs de projet. Au travers de ces personnes, les structures actuellement représentées dans le groupe sont le Conseil Général de la Drôme, la Chambre de Commerce et d’Industrie de la Drôme, le CRITT Drôme-Ardèche, le CLUSIR, le Syndicat Mixte Ardèche Drôme Numérique, le Délégataire de Services Publics en charge du déploiement de la fibre optique en Drôme et Ardèche, quelques Espace Public Numérique et entreprises.

Pour ce groupe de veille, les outils et processus mis en place sont décrits sur le schéma ci-dessous.

La plateforme a suscité rapidement un intérêt auprès de nombreux acteurs et l’ouverture de la plateforme s’est poursuivie par la création de nouveaux groupes.

<titre3>3.2 Les moyens techniques

Le choix de la plateforme collaborative Elgg s’est effectué sur la base de plusieurs critères :
Une solution « logiciel libre / open-source »,
Une solution entièrement paramétrable et administrable par le Pôle Numérique,
Une plateforme de type réseau social de manière à mettre en réseau des individus plutôt que des structures,
Une solution permettant la gestion complète d’un groupe de travail (page web, agenda, upload de documents, édition de documents à plusieurs mains, file de discussions thématiques, sondage …
La plateforme est hébergée sur les serveurs du Pôle Numérique.

<titre3>3.4 Les moyens humains

Pour assurer le bon fonctionnement de l’espace collaboratif, en plus du technicien « réseau, serveur, sécurité » et du technicien « logiciel, fonctions, paramétrage », un animateur est nécessaire pour faire vivre les groupes dont le Pôle à la charge mais également pour former les membres de nouveaux groupes intégrant un public moins averti des nouveaux usages TIC et des réseau sociaux.

<titre3>3.5 La communication sur le projet

Bien qu’opérationnelle, la plateforme est toujours en phase d’expérimentation. Pour le moment, elle est ouverte de manière relativement restreinte. Les actions en faveur de la communication sont prévues pour début 2012.

<titre2>4- Bilan et perspectives

<titre3>4.1 Les éléments de bilan

4.1.1 Les objectifs réalisés

Aujourd’hui, l’espace collaboratif du Pôle Numérique c’est (avril 2011) :
9 groupes de travail dont 4 orientés entreprises (un club e-Commerce, un groupe e-Tourisme …) et 5 composés exclusivement de collectivités. Le réseau « Collectivités Numériques », par exemple, est un groupe de l’espace collaboratif où chaque élu ou agent des collectivités de la Drôme (Département, Communes, intercommunalités et syndicats mixtes) peut venir poser des questions, échanger ou contribuer sur tous les sujets qui concernent les établissements publics et les politiques publiques.
Le groupe de veille : 19 membres de 10 structures différentes
263 membres au total
185 articles de veille, plus d’une centaine de fichiers joints, 42 évènements notifiés dans les agendas des groupes …
La plateforme est également utilisée comme outil de concertation pour le Schéma Directeur Territorial d’Aménagement Numérique bi-départemental Drôme-Ardèche et testée dans le cadre du Schéma de Cohérence Territorial mené par 106 communes de Drôme et d’Ardèche.

4.1.2 La réponse aux attentes des usagers

Aucune étude de satisfaction n’a encore été entreprise. Des témoignages ne sont pas recueillis non plus mais la plateforme semble opportune. En effet, même en l’absence de communication autour du projet, des demandes arrivent. La dernière sollicitation en date a été adressée par le Syndicat Mixte SCOT Rovaltain Drôme-Ardèche pour l’animation du Schéma de Cohérence Territorial.

4.1.3 Les points forts du projet

Côté outil :
Solution open source évolutive bénéficiant d’une communauté de développeurs importante. Un outil simple de prise en main. La notification par mail de nouvelles contributions facilitant l’appropriation de l’outil, son intégration dans le travail quotidien et l’acceptation du passage au mode collaboratif.

Côté utilisateurs :
Le choix d’une plateforme de type « réseau social » permet aux utilisateurs d’être directement acteurs selon le mode web 2.0. Les contributions sont personnelles, moins soumises à un processus de validation et donc plus en lien avec les centres d’intérêts des personnes qu’avec leur situation de poste. C’est de cette analyse qu’une cartographie des compétences pourra être réalisée.

4.1.4 Les points faibles du projet

Quel que soit l’outil retenu, le mode collaboratif bouscule les habitudes et les modes de pensée. Les utilisateurs doivent rapidement identifier les bénéfices d’une telle démarche pour faciliter son adoption.
De plus, à l’image de tous groupes d’individus, les communautés présentes sont composées de quelques leaders à forte contribution, d’acteurs contribuant ponctuellement et de nombreux observateurs à l’écoute de ces échanges.
La vivacité d’un groupe, nombre et qualité des échanges, repose sur une animation forte et durable. De fait, le passage au mode collaboratif, fait émerger une nouvelle composante de l’organisation du travail et de la gestion de projet : l’animation de communauté, symbole de l’évolution des métiers. Le mode collaboratif constitue une véritable révolution culturelle qu’il faut accompagner.

4.1.5 Les perspectives d’évolution

Rendre les droits d’accès plus simples et créer des sous groupes au sein des groupes.
Une plus grande interaction entre les différentes communautés. Outre les groupes de travail, la constitution de groupes transversaux (type veille) devra permettre d’établir des passerelles entre les personnes et de faciliter les échanges.
La mixité des publics. Le mode collaboratif doit aussi se traduire par une plus grande diversité des acteurs. Le développement de nouvelles formes de gouvernance passe par l’intégration d’entreprises, de collectivités, d’associations de particuliers au sein de même groupe projet.
L’appropriation de l’outil par les acteurs du territoire. A l’image du projet du Syndicat Mixte SCOT Rovaltain Drôme-Ardèche la plateforme a vocation à soutenir une démarche de concertation large et de démocratie participative.

<titre3>4.2 Appréciation du porteur de projet

La plateforme est dynamique et est un support pour les communautés. Elle bouscule les manières de faire et nécessite l’adoption de nouvelles méthodes de travail. Actuellement, la consultation de la plateforme et le partage de contenus sont aujourd’hui effectués en supplément du travail de chacun au lieu de s’intégrer pleinement dans le travail quotidien. Une des raisons à cela est le maintien de méthodes de fonctionnement et d’outils individuels qui doivent être révisés. L’objectif de mutualisation est atteint mais la collaboration et les échanges peuvent encore être grandement améliorés.

Conseils aux futurs porteurs de projet similaire
S’appuyer sur des groupes déjà existants. Dans le cadre de l’espace collaboratif, les premières communautés hébergées existaient préalablement et la plateforme n’a été qu’un outil pour simplifier leur concertation.
Intégrer et identifier les personnes pro-actives dès le départ. Il faut repérer les personnes leaders et s’appuyer sur elles pour animer et dynamiser le groupe.
Avant la création d’un groupe, bien détailler les besoins et processus d’échanges entre les membres. L’adoption de l’outil est d’autant plus rapide que son utilisation est claire et ciblée.
Surtout ne pas oublier l’étape de la formation. Tous les utilisateurs n’ont pas le même niveau d’appropriation de ce type d’outil et ce ne doit pas être un obstacle à la participation. L’organisation de séances de prise en main de l’outil est indispensable.

<titre2>5- Critères d´évaluation

<titre3>5.1 Innovation

L’innovation n’est pas technique mais réside dans la mise en réseau du territoire par l’association d’acteurs et non de structures. C’est ainsi qu’aujourd’hui, la plateforme est un espace d’échange et de discussion entre collectivités, entreprises, associations et particuliers de manière informelle préfigurant de nouvelles formes de gouvernance.

<titre3>5.2 Impact

Le projet a permis au Pôle Numérique qui n’a que trois ans d’existence de gagner en visibilité sur le territoire et d’améliorer la perception des gens par rapport à ses missions.
Le département de la Drôme dispose d’un outil de concertation et de collaboration qui est intégré au processus de prise de décision.

<titre3>5.3 Reproductibilité

Le projet est parfaitement reconductible sur d’autres territoires. Il bénéficie cependant de la neutralité et de la transversalité du Pôle Numérique facilitant l’adhésion des acteurs du territoire au projet.

<titre3>5.4 Pérennité

L’espace collaboratif a fait évoluer les méthodes de travail au sein du Pôle Numérique : il est devenu un outil quotidien et fait parti intégrante du mode de fonctionnement du Pôle.
La pérennité du projet est aujourd’hui intimement liée au succès de la collaboration au sein des groupes et aux échanges entre les groupes. La sensibilisation des membres et acteurs est donc une phase clé qu’il faut renouveler régulièrement.
La constitution du groupe de veille a permis la mise en place des processus et l’initiation d’une démarche collaborative mais dans un premier temps, ce sont les groupes liés à un projet avec objectifs et échéances qui seront révélateurs de la valeur ajoutée de la démarche globale et garant de son adoption.