Un article proposé par Christian Caoudal - dirigeant ooPartners solutions. Il interviendra le vendredi matin dans le cadre de la session "Entreprises en transition : l’entreprise étendue".
La récente crise a permis de mettre en avant des manques importants en terme d’efficacité et d’organisation dans les entreprises de type PME/PMI. Celles ci sont confrontées à des difficultés croissantes d’organisation qui handicapent leur efficacité interne et leur fait perdre des points cruciaux de compétitivité. La mise en place d’une démarche d’organisation et de capitalisation des connaissances a ainsi pour objectif de répondre à ces nécessités.
- Quelle est la problématique ?
Il existe un nombre croissant d’informations qui circulent entre les collaborateurs :
- de part le contexte concurrentiel mouvant et changeant
- de part les outils mis en oeuvre (mail, veille, réseaux, intranet...)
- de part la culture et les habitudes de fonctionnement
Celles ci sont souvent utiles à l’individu sur le moment (environ 1/3), utiles pour le futur (1/3) mais aussi utiles pour des collaborateurs (1/3).
Les mécanismes et systèmes mis en place dans les entreprises permettent rarement de s’y retrouver avec efficacité :
- informations démultipliées
- informations diffuses
- informations non partagée
- informations partagées mais pas organisées
Il en résulte une perte énorme d’efficacité : suivant les typologies d’organisations, entre 5% (contexte industriel) et 20 % contexte ingénierie ou innovation.
A titre d’exemple, pour une PME de 10 personnes des ingénieurs et techniciens, cela représente un coût annuel en perte d’efficacité compris entre 40.000 et 80.000 euros. La mise en place d’une méthodologie efficace peut ainsi s’avérer stratégique.
- Les axes de mise en œuvre
La gestion et la capitalisation des connaissances (knowledge management), est un mode de gestion systématique des savoirs, des savoir-faire, et de toute information de valeur circulant dans une entreprise. Son but est de :
- structurer les connaissances
- les conserver, les diffuser et les transmettre
- mais aussi les développer
- tout en harmonisant les pratiques internes
Le Knowledge Management est ainsi un véritable processus de valorisation du savoir impliquant certaines catégories clé de l’organisation. Ce processus se décompose en différentes étapes de création, d’enrichissement, de validation, de capitalisation et de diffusion de la connaissance.
Suivant le contexte et la culture de l’organisation, les axes de mise en oeuvre seront les suivants :
- la gestion de la veille
- la gestion des projets
- la gestion des expertises et des savoir-faire
- la gestion de la relation client et fournisseurs
- les expertises métier
- le pilotage des processus
- ...
Il est rare que tous les axes soient traités de concert. Nous traitons en moyenne au moins 3 axes.
La méthode de mise en oeuvre devra intégrer 4 points clé :
- une plateforme collaborative de gestion des connaissances
- des interfaces ergonomiques et évolutives
- une méthodologie identifiée et facile à s’approprier
- un management d’équipe-projet très rapproché
L’objectif de mise en oeuvre sera d’obtenir des premiers résultats en moins de 3 mois !
- Et pour finir : des bénéfices indéniables
Grâce à une meilleure organisation au quotidien du travail collaboratif, une capitalisation et une mobilisation systématique des expériences passées, un partage et une valorisation des meilleures pratiques, le knowledge management représente un véritable soutient pour les entreprises qui se sont lancées dans une politique de management par projets.
Au final, le knowledge management permet d’augmenter le taux de succès, tout en maintenant une réactivité et une efficacité élevée dans le cadre de la gestion de projet.
« Mettre en place le knowledge management, ce n’est pas obligatoire, c’est juste indispensable. »
Pour visualiser des témoignages clients tous domaines : www.intraknow.com
