Une information reprise du site Artesi http://www.artesi.artesi-idf.com/ de l’agence régionale d’Ile de France des technologies et de la société de l’information
Etude Forrester sur le travail collaboratif
99% des personnes interrogées déclarent travailler de manière collaborative et 81 % collaborent avec des personnes situées dans des zones géographiques différentes. Dans la désormais très large panoplie des outils dits de travail collaboratif, les salariés préfèrent faire à ceux déjà largement éprouvés parmi lesquels la messagerie électronique tient encore une place de choix. C’est ce que montrer l’étude intitulée « Vers une collaboration plus efficace » commanditée par Adobe et réalisée par le cabinet Forrester auprès de 3 000 salariés d’entreprises européennes (Allemagne, Espagne, France, Italie, Pays-Bas, Royaume-Uni et Suède).
L’étude confirme que les salariés européens ont tendance à privilégier les outils de collaboration éprouvés et familiers au détriment des solutions nouvelles. Leur préférence va ainsi au téléphone et aux réunions en « face à face ». Lorsque ces méthodes s’avèrent impossibles ou inefficaces (comme pour les travaux axés sur les documents et la production de livrables à fort impact), ils ont recours à la messagerie électronique (68 %) et aux pièces jointes (48 %).
Encore de gros progrès à accomplir
Les résultats de cette étude montrent qu’en dépit de la généralisation de la collaboration, les outils actuels ne répondent pas aux exigences d’efficacité, de fiabilité et de sécurité visant à produire des documents « impactants ». Les personnes interrogées admettent volontiers que des améliorations s’imposent et qu’il existe des alternatives plus efficaces.
Dorénavant, l’entreprise doit donc s’efforcer de trouver de meilleures solutions de collaboration et doit évoluer vers des méthodes innovantes, tout en tenant compte des habitudes des employés ».
Pour être efficace, l’outil doit s’adapter aux utilisateurs et non l’inverse, ce qui malheureusement n’est pas toujours le cas. Ce qui ne signifie pas pour autant que pour être efficace, l’utilisation de nouveaux outils ne nécessite pas des modifications dans les processus ou les habitudes de travail. Combien de fois n’a-t-on pas vu l’arrivée d’un nouvel outil dans une entreprise n’ait pas apporter les améliorations de productivité escomptées . Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il a été plaqué sur une organisation sans aucune modification et sans aucun accompagnement des utilisateurs.
« Toutefois, Il est primordial de tenir compte des habitudes de travail et des préférences des employés dans la planification d’un processus métier ou d’un projet informatique » explique Mark Wheeler, directeur marketing de l’Europe du Nord d’Adobe. « Pour les responsables informatiques en Europe, il s’agit maintenant de sélectionner et de développer des solutions répondant, d’une part, aux besoins des entreprises et, d’autre part, aux exigences des professionnels. Nous sommes convaincus que les outils de collaboration les plus efficaces sont ceux qui s’adaptent aux méthodes de travail des utilisateurs, sans pour autant devoir être généralisés ».
Quelques réticences vis-à-vis du Web 2.0
L’étude montre également que les professionnels en entreprise européens rechignent toujours à faire appel aux nouveaux outils « Web 2.0 » tels que les wikis, les blogs et les réseaux sociaux. Ils ne sont en effet que 5 % à les utiliser. Il apparaît par ailleurs que les employés font peu confiance aux nouvelles technologies pour améliorer les méthodes de collaboration : les réseaux sociaux ne représentent que 8 %, les wikis 5 % et les blogs 4 %.
Ces chiffres confirment l’idée que depuis quelques années les usages des technologies vont d’abord du grand public avec d’être diffusées dans les entreprises. Leur mise en œuvre massive devraient coïncider avec le renouvellement des générations et tout particulièrement la Gen Y (1) qui est quasiment née avec ces outils et les utilisent au quotidien.
Enfin, les méthodes telles que la messagerie instantanée, les conférences web et les sites web collaboratifs, qui ont cours depuis plus longtemps dans les entreprises, sont un peu plus fréquemment utilisées que les outils Web 2.0, la visioconférence atteignant 13 %. Néanmoins, ni les outils Web 2.0 ni ces outils plus familiers ne semblent détourner les employés de la collaboration par e-mail et pièces jointes.
Si la communication en temps réel reste le mode de collaboration préféré, la compilation des réponses et l’exploitation des données entraînent souvent des redondances. En l’absence de système d’extraction et de synthèse des données collectées, l’interprétation des réponses devient une tâche essentiellement manuelle, fastidieuse et sans valeur ajoutée. Ainsi, les services informatiques doivent intégrer des méthodes de collecte par e-mail et par téléphone qui utilisent des approches quantifiables et engageantes, tels que les enquêtes ou formulaires permettant de recueillir et de compiler les données.
La technologie, à la fois amie et ennemie de la collaboration
Tout en privilégiant le téléphone et le courrier électronique, les professionnels en entreprise européens déclarent ne pas être satisfaits des modes de collaboration actuels et souhaitent leurs trouver des alternatives. Face à la nécessité absolue de collaborer avec des équipes dispersées, les DSI sont confrontés à un certain nombre de défis tactiques et stratégiques pour répondre aux mieux à leurs besoins. Ils doivent notamment sécuriser le contenu et améliorer le mode de collaboration des employés en leur proposant la technologie adéquate.
L’étude montre également que les habitudes de collaboration des professionnels ne sont pas en adéquation avec les préoccupations de l’entreprise en matière de sécurité. Les DSI doivent donc sensibiliser les professionnels en entreprise aux risques de sécurité, trouver les outils et processus limitant l’exposition des données sensibles et réduire les risques en alignant technologies, processus et individus.
(1) La Génération Y comprend les enfants nés entre 1979 et 1994. La logique a voulu que l’on choisisse « Y » pour appeler la génération qui suit les « X » (nés entre 1959 et 1974), Le terme X a une connotation plutôt indiquant une génération n’ayant génération qui n’a pas su trouver ses repères, contrairement à celle de ses parents qui sortait de la Seconde Guerre mondiale et devait reconstruire le pays. (Source : Wikipedia)
Source : ITR Magazine (Copyright ITRmanager.com)
