Entretien avec Alain Cottencin, Responsable Informatique et SIG à la Communauté dâ€â„¢Agglomération de Vannes.
Vous vous apprêtez à mettre en Å“uvre la solution i-parapheur sur des tablettes numériques à disposition des élus : pourquoi ce projet ?
Le projet que je vais vous présenter sâ€â„¢inscrit dans le cadre à la fois de notre politique de développement durable Agenda 21 et de la dématérialisation de bout en bout (dite à 100%) de nos échanges administratifs.
En juin 2013, nous avons adopté et déployé la solution i-parapheur de Mégalis dans plusieurs services (informatique et finances) de la collectivité pour la signature électronique des bons de commande (inférieur à 15 Kââ€Å¡¬), des visas de factures, des flux PES V2. La solution est actuellement hébergée sur un espace sécurisé et partagé (serveur interne) et nous prévoyons le mois prochain dâ€â„¢en étendre lâ€â„¢accès à dâ€â„¢autres services de lâ€â„¢agglo.
A terme, ce sont les 24 communes de lâ€â„¢Agglomération de Vannes qui pourront disposer, si elles le souhaitent, de leur propre i-parapheur hébergé à Vannes agglo.
Le projet en gestation repose sur lâ€â„¢idée que les élus tireraient avantage de cette solution de signature électronique de documents sur un outil mobile (fonctionnant comme un PC portable) telle une tablette numérique. Ainsi, pourraient-ils signer des documents de nâ€â„¢importe quel endroit, sans délai (dès lâ€â„¢avertissement reçu via lâ€â„¢i-parapheur), de façon simple (quelques minutes suffisent pour signer un document), le tout sans avoir à se déplacer dans les locaux de lâ€â„¢agglomération.
Pour la collectivité, cette solution innovante sur tablettes numériques serait la garantie dâ€â„¢une plus grande interactivité avec nos élus (certaines signatures présentent un caractère urgent), la suppression des documents imprimés (dâ€â„¢où un gain financier substantiel) et une réduction conséquente des délais de signature et de déplacements, puisque celle-ci ne nécessiterait plus la présence de lâ€â„¢élu dans les locaux de la collectivité. Selon nous, ce nâ€â„¢est pas un gadget. Au contraire, câ€â„¢est un outil véritablement pratique que les élus, nous lâ€â„¢espérons, apprécieront comme tel.
Pouvez-vous nous présenter le montage technique du projet et nous expliquer la première phase de déploiement ?
La problématique a consisté à choisir lâ€â„¢équipement mobile et le système dâ€â„¢exploitation ad hoc pour installer et faire fonctionner les clés du RGS avec la solution dâ€â„¢i-parapheur sur tablette numérique. Très vite nous avons exclu les systèmes androïd et iOS qui sâ€â„¢avéraient trop compliqués dâ€â„¢un point de vue de compatibilité avec lâ€â„¢environnement de notre système. Notre choix sâ€â„¢est donc porté vers des tablettes numériques sous système Windows Pro 8.1 (32 ou 64 bits), totalement compatibles et interopérables avec notre environnement.
Le projet est actuellement dans sa phase de test sur deux tablettes numériques (Microsoft Surface Pro 2 et Dell venue 11 Pro), utilisées pour les besoins du service informatique, afin de signer des bons de commande et de viser les factures. En quelques minutes je peux signer numériquement une facture qui mâ€â„¢est adressée dans le i-parapheur et cela, quel que soit lâ€â„¢endroit où je me trouve dès lors que ma tablette est connectée à Internet.
A lâ€â„¢heure actuelle, tout fonctionne parfaitement, ce qui mâ€â„¢encourage à étendre lâ€â„¢expérimentation aux élus qui adhéreront à ce service. Reste à valider le projet avec eux, notamment dans ses aspects budgétaires car la solution reste assez onéreuse. En effet, une tablette numérique de ce type coûte 500 à 800 euros auquel il faut ajouter le coût (environ 300 euros) des applications Office pour que lâ€â„¢élu puisse utiliser sa tablette comme un véritable PC portable.
Quel est aujourdâ€â„¢hui lâ€â„¢état dâ€â„¢avancement de votre projet ?
Forts des tests effectués avec les premières tablettes numériques, nous envisageons de mettre des tablettes numériques à disposition des futurs vice-présidents de la Communauté dâ€â„¢Agglomération ayant délégation de signature, qui prendront leurs fonctions à lâ€â„¢issue des Municipales 2014. Cela devrait concerner 4 à 5 élus qui, je lâ€â„¢espère, verront très vite les atouts de cette solution innovante qui pourra leur épargner de nombreux déplacements et apportera une souplesse dans lâ€â„¢utilisation de la signature électronique. De plus, quand ces élus viendront dans les locaux de Vannes agglo ils pourront aussi, facilement, connecter leur tablette numérique à lâ€â„¢i-parapheur via le futur réseau wifi en cours dâ€â„¢installation.
Auriez-vous aujourdâ€â„¢hui un conseil à donner aux collectivités qui souhaitent se lancer dans une démarche similaire ?
Mes conseils portent essentiellement sur les données techniques du projet, pour le reste chaque collectivité adaptera la démarche à ses attentes et spécificités. Donc, je suggère aux collectivités de choisir le système Windows 8.1 Pro compatible avec les drivers et utilitaires des clés du RGS. Pour les tablettes numériques, je suggère des écrans dâ€â„¢au moins 10-11 pouces (un écran plus petit rend difficile la lecture des documents à signer) disposant dâ€â„¢un port USB classique pour connecter la clé cryptographique de certification (du type certificats Chambersign).
Pour information, nos tests sont réalisés sur deux types de tablettes que je considère performantes pour lâ€â„¢usage que nous en avons fait : Microsoft Surface Pro 2 et Dell Venue 11 Pro.
Sur quels points avez-vous été accompagnés dans le cadre de votre démarche ?
Nous nâ€â„¢avons pas eu besoin de suivre une formation poussée à lâ€â„¢utilisation du i-parapheur. En revanche les nombreux échanges avec le Pôle promotion et accompagnement de Mégalis ont été très enrichissants et fort utiles. Parallèlement, jâ€â„¢ai pu, au sein du groupe de travail des DSI animé par Mégalis, échanger avec mes homologues dâ€â„¢autres collectivités bretonnes sur la question du i-parapheur et cela nous a été tout à fait bénéfique.
Nous pouvons dès aujourdâ€â„¢hui répondre aux demandes de nos communes et peut être dâ€â„¢ici quelques semaines leur permettre dâ€â„¢utiliser à distance la solution i-parapheur installée sur notre serveur web. Sans doute ferons-nous appel à Mégalis pour nous aider à accompagner et former ces communes dans la démarche envisagée.
