Des collectivités bretonnes ont expérimenté et développé des processus 100% dématérialisés avec la mise en Å“uvre d’un archivage électronique à valeur probatoire.
Ces projets sont nés de l’implication des collectivités concernées dans l’utilisation de services dématérialisés depuis plusieurs années maintenant.
Le témoignage ci-dessous de la Communauté de communes Au Pays de la Roche aux Fées vous permettra d’avoir une vision globale de la genèse d’un projet 100% démat à son aboutissement.
Du développement de ces projets est née une méthodologie complète d’accompagnement sur le 100% démat. Aussi, Mégalis Bretagne vous propose 3 nouveaux ateliers méthodologiques pour vous orienter dans la conduite d’un projet 100% démat :
- Cadrer et piloter un projet 100 % démat (marchés publics, télétransmission des actes au contrôle de légalité, télétransmission des flux comptables).
- Dématérialiser à 100 % vos marchés publics.
- Comprendre et appréhender le service dâ€â„¢archivage électronique à valeur probatoire.
Votre contact pour toute inscription ou question :
Stella Le Breton, Assistante Relation Usagers, Pôle Promotion et Accompagnement, stella.lebreton@megalisbretagne.org 02 99 12 59 45
Objectif « 100% démat » : la Communauté de communes Au Pays de la Roche aux Fées joue la carte de la cohésion des services et dâ€â„¢une gestion de projets, méthodique et concertée.
Depuis 5 ans, cette collectivité dâ€â„¢Ille-et-Vilaine conduit une démarche volontariste pour « passer au 100% démat », notamment en mettant en oeuvre lâ€â„¢archivage électronique à valeur probatoire et lâ€â„¢obligation de réponse électronique pour certains marchés publics.
Julia Lelu, Responsable du Service SIG, Informatique et TIC et Céline Chambelland, Responsable du pôle juridique/ marchés publics/assemblées, ont bien voulu nous expliquer leur démarche.
Quand et par quel projet avez-vous commencé la mise en Å“uvre de lâ€â„¢administration électronique sur votre territoire ?
Trois temps forts marquent notre histoire de lâ€â„¢administration électronique : en 2009, nous avons commencé par publier nos consultations sur la salle régionale des marchés publics de Mégalis (en 2013, 35 marchés ont été publiés). Actuellement nous ne souhaitons pas imposer la remise des offres par voie électronique à lâ€â„¢ensemble de nos marchés car nous estimons que les entreprises ne disposent pas forcément des outils et moyens nécessaires pour le faire. Aussi la remise des offres par voie électronique nâ€â„¢est-elle imposée que pour les marchés TIC (depuis 3 ans et dès le 1er euro) et les marchés de prestations intellectuelles depuis le 1er janvier 2014 (dès le 1er euro également).
En 2012 nous avons posé les premières briques du projet de dématérialisation de la chaîne financière et comptable et en 2013 celui de lâ€â„¢archivage électronique à valeur probatoire. Ce qui va nous conduire en 2014 à accomplir totalement notre objectif « 100% démat ».
Quelles ont été vos motivations pour la mise en Å“uvre de la dématérialisation de la chaîne financière et comptable ?
Notre démarche a été motivée par deux éléments fondamentaux. Le premier est de pouvoir disposer dâ€â„¢un accompagnement de proximité du Syndicat mixte Mégalis Bretagne, le second est la volonté dâ€â„¢expérimenter ce service afin de pouvoir accompagner les communes de lâ€â„¢EPCI. Dans ce contexte, ajoutons à cela que lâ€â„¢administration électronique sâ€â„¢inscrit pour notre collectivité dans une démarche globale de promotion des usages numériques, et ceci, dans différents domaines dont : le secteur touristique (ex dâ€â„¢usages : randonnées avec flash code, ressources en ligne), le secteur culturel avec notamment la mise en réseau des bibliothèques et la vidéo à la demande.
La dématérialisation des flux financiers et comptables au sein de notre EPCI concourt à la cohésion des services directement concernés, câ€â„¢est une procédure transverse qui permet la fluidification - câ€â„¢est une de nos priorités ! - des échanges administratifs en interne mais aussi avec la Trésorerie et la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques).
Comment sâ€â„¢est déroulé le projet et avec quels moyens ?
La dématérialisation de la chaîne financière et comptable a démarré par lâ€â„¢acquisition dâ€â„¢un parapheur électronique pour la signature des bordereaux et mandats pour la transmission par flux dématérialisés à la Trésorerie.
Sans les équipes de Mégalis la démarche globale aurait sans doute été plus longue et délicate à conduire ; son soutien en matière de gestion de projets a été prépondérant dâ€â„¢autant que Mégalis avait déjà mis en Å“uvre la dématérialisation des flux financiers et comptables dans dâ€â„¢autres collectivités. Notre collectivité a cependant été la première à expérimenter certaines configurations techniques de ce service.
Lâ€â„¢accompagnement de Mégalis nous est précieux dâ€â„¢un point de vue méthodologique : son approche de lâ€â„¢organisation de nos services, son diagnostic de la circulation des flux comptables et financiers et de leur nécessaire transformation. Le Syndicat mixte nous a apporté - du fait de la distanciation - une appréciation nouvelle de notre propre organisation et de la conduite du changement induite par la dématérialisation. Cet accompagnement a conforté lâ€â„¢importance dâ€â„¢une fluidification accrue des échanges entre lâ€â„¢ensemble de nos services, la nécessité de « repenser » les circuits de diffusion et de validation des documents. Ainsi est mis en place pour ce début dâ€â„¢année 2014 un parapheur électronique pour la diffusion des bons de commande et des factures entre les services de la communauté de communes.
Vous passez également en production dans le cadre du Service d’Archivage Électronique (SAE) à valeur probatoire de Mégalis. Pouvez-vous nous en dire plus ?
Dès 2013, il nous a semblé pertinent mais surtout urgent de mettre en place le SAE car notre collectivité commençait à disposer de nombreux documents numériques à valeur probatoire quâ€â„¢il fallait songer à archiver de manière méthodique et efficace. Une fois de plus, lâ€â„¢appui de Mégalis Bretagne a été un véritable atout pour la gestion de ce projet. Son expertise – technique et organisationnelle est venue sâ€â„¢ajouter à la proposition dâ€â„¢un service SAE clé en mains et répondant à nos besoins De plus nous avions la garantie dâ€â„¢un service dâ€â„¢archivage électronique compatible et interopérable avec les autres services dématérialisés de Mégalis (marchés publics, chaîne financière et comptable) que notre collectivité a déjà mis en place.
Si vous deviez nous citer une spécificité de votre démarche, quelle serait-elle ?
Cette spécificité a trait à la gestion de projets. En effet, Fabienne Pannetier, Directrice Générale des Services du Pays de la Roche aux Fées a souhaité que pour chacun des deux projets – la démat de la chaîne financière et comptable et le SAE – soit nommée comme chef de projet la personne la plus impactée sur lâ€â„¢aspect métier et usage de la démarche, en bouleversant les usages hiérarchiques de lâ€â„¢EPCI.
Pour conclure, soulignons que la spécificité de notre démarche supposait une cohésion forte et un travail collaboratif des services (finances, RH, marchés publics, informatique, direction générale…) autour de la dématérialisation des échanges administratifs. Certes, la démarche est fastidieuse et plutôt chronophage mais lâ€â„¢atteinte de notre objectif « 100% démat » viendra en 2014 en récompense de tous les efforts collectifs de notre collectivité menés avec lâ€â„¢appui de Mégalis.
