« Visiojeunes »

Rapport Final

Sommaire

Préambule

Rappel du projet

Les Etapes de la deuxième phase du projet

Basculement de l’ensemble des sites sur Mégalis

Utilisation d’un site de co-publication pour faciliter la communication

Du matériel adapté aux usages

Poursuite de la réflexion sur le développement des usages

De la théorie à la pratique…

Les résultats

Les limites et les freins rencontrés

Les enseignements

Les réalisations

Le bilan par rapport aux objectifs initiaux fixés

La suite…. de nouvelles perspectives

Pérenniser et compléter les environnements matériels et logiciels des partenaires associés

Adapter la technologie chez les partenaires en fonction des usages souhaités

Ouvrir vers d’autres partenaires et développer de nouveaux usages par la visioconférence.

Poursuivre l’accompagnement des TIC dans les services publics.

Bilan financier

Annexe 1 : Manuel utilisateur « Visio-jeune : pour une utilisation rapide du

logiciel e-conf »

Annexe 2 : Projet visio-jeune : Les premières expérimentations, les tests, les

résultats et les recommandations d’usage.

Annexe 3 : Support de formation à Impress

Préambule

La Ville et Brest Métropole Océane (anciennement CUB) ont répondu à l’appel à projets « pour le développement d’applications et de services à hauts débits » proposé par les Conseils Régionaux de Bretagne et Pays de la Loire en 2001. Ils ont été retenus pour le projet « Développement d’un projet de mise en réseau des acteurs du service public local ».

Ce projet se décomposait en deux phases.

Pour la première phase (de fin 2001 à 2003) deux rapports ont été remis au Conseil Régional :

Rapport intermédiaire visio-jeune en date du 20 Janvier 2003

Rapport annuel en complément du rapport intermédiaire en date du 14 Août 2003.

Ces deux rapports ayant déjà été remis au Conseil Régional, ils ne sont pas joints à ce document mais nous les tenons à disposition.

Ce rapport fait le bilan de la deuxième phase du projet déroulée durant 2004.

Rappel du projet

Ce projet baptisé « Visio-jeunes » proposait de mettre en œuvre une expérimentation d'usages et de services utilisant le haut débit pour la mise en réseau des acteurs du service public local et l’amélioration du service rendu aux habitants.

Les partenaires du projet travaillaient déjà depuis plusieurs mois au sein du groupe « accès aux droits et à l’emploi » autour d’un portail d’information qui réunit une soixantaine de participants et une trentaine de structures concernées de la région brestoise (http://www.cub-brest.fr/acces-droits-emplois).

Lors de l’élaboration du projet, deux axes et une dimension transversale étaient proposés à l’issue d’une concertation entre les structures motivées par une expérimentation de nouveaux services et nouveaux usages :

un axe "Jeunes", visant à améliorer les services offerts aux Jeunes, amenés à solliciter les acteurs du service public local. Le réseau à haut débit, support de services de visioconférence, doit éviter des déplacements de jeunes dans les démarches liées à l'emploi, la formation, au logement. Ainsi, tout contact d'un jeune avec l'un des acteurs du projet (Bureau d'Information Jeunesse,…) doit permettre la mise en relation immédiate (visioconférence) avec un autre acteur si nécessaire (Foyer des Jeunes Travailleurs pour un logement, CCI pour un problème lié à l'apprentissage,…).

un axe "intercommunalité", doit permettre aux communes ayant délégué des compétences à une structure intercommunale (la Communauté Urbaine de Brest, CUB, en l'occurrence), de conserver les relations de proximité avec les habitants, en sollicitant pour expertise les services de la CUB à distance (visioconférence). Les communes doivent également s'insérer dans le dispositif décrit dans le 1er axe: une personne se rendant dans sa mairie évite ainsi un déplacement vers la Ville/ Centre pour activer les différents dispositifs "Jeunes" qui s'y trouvent.

Une dimension transverse : la mise en réseau, la coopération et la proximité : l’outil visioconférence est ici proposé comme facteur déclencheur du travail coopératif, d’une meilleure connaissance mutuelle des acteurs concernés. Le réseau permet aussi un usage amélioré des outils de l’Internet, facteur d’enrichissement des informations du portail et de plus grande interactivité avec les jeunes ou les usagers. Il s’agit ici d’utiliser et d’évaluer l’apport de l’interconnexion des services et des personnes dans la qualité du service.

Les grandes étapes de la deuxième phase du projet

Un apprentissage collectif de la visio et des usages

Basculement de l’ensemble des sites sur Mégalis

En 2003, une partie des partenaires étaient raccordés via le fournisseur d’accès Wanadoo, l’autre partie via Mégalis.

Depuis le 1er janvier 2004, l’ensemble des partenaires a basculé sur Mégalis. A compter de cette date, ils pouvaient tous communiquer par visioconférence.

Utilisation d’un site de co-publication pour faciliter la communication

Le groupe de travail souhaitait se munir d’un outil pour permettre aux partenaires d’échanger de l’information simplement.

La Ville de Brest a développé le site de co-publication @-brest (http://www.a-brest.net) qui permet à tout internaute d’écrire simplement sur ce site. Il a été proposé d’utiliser cet outil dans le cadre du projet visiojeunes.

Ce site initié par la ville de Brest vise à mettre en réseau les acteurs et actrices de l’expression et des initiatives de l’Internet et du multimédia à Brest, en Pays de Brest, en Bretagne Armorique.

Dans ce site, développé sous spip (http://www.a-brest.net/article211.html), une rubrique dédiée au projet visiojeunes a été crée (http://www.a-brest.net/rubrique76.html) dans laquelle on retrouve l’ensemble des informations relatives au projet : compte rendus de réunions, fiches de procédures, liste de contacts,...

Du matériel adapté aux usages

Le niveau d’équipement matériels est important à déterminer selon les usages visés afin d’optimiser la qualité de la visioconférence.

Depuis le début de l’expérimentation, les partenaires étaient équipés d’une configuration minimale.

Afin de mettre en œuvre les procédures décrites ci-dessus dans de bonnes conditions, le comité de pilotage a décidé d’équiper les partenaires de certains matériels adaptés aux usages.

Ainsi, IF s’est équipé d’un micro de groupe et d’une paire d’enceintes de meilleure qualité.

Mission Locale s’est équipée d’un micro-casque, d’une paire d’enceintes.

Le BIJ et le GRETA se sont équipés d’un micro filaire et d’une paire d’enceintes de meilleure qualité que les précédents.

Poursuite de la réflexion sur le développement des usages

Un travail important de réflexion sur le développement des usages engagé courant 2003, s’est poursuivi tout au long de la deuxième phase du projet.

Les partenaires ont travaillé par binôme afin de définir ensemble le déroulement de visioconférences en définissant très précisément la ou les procédures à mettre en œuvre.

En effet, les enseignements tirés lors de la première phase du projet, mettaient en avant l’importance de bien préparer une session de visioconférence. L’utilisateur sait à l’avance ce qu’il va faire, ce qu’il utilisera comme support, comme outils (visionneuse de doc, chat en ligne si nécessaire pour la confidentialité des échanges,…).

Pour cela il est nécessaire de mettre en place entre les partenaires des procédures d’organisation.

L’utilisateur a calculé à l’avance ce qu’il veut faire (objectifs définis à l’avance) et va faire. Et évite toute improvisation.

A titre d’exemple, ci-dessous, 3 procédures construites par les partenaires visant à décrire le déroulement de la visioconférence associée.

Initiatives Formation et Mission Locale

Initiatives Formation (IF) et la Mission Locale ont mis en ouvre une procédure à destination des jeunes stagiaires suivis par la Mission Locale.

La procédure consistait en début de formation à mettre en œuvre une visioconférence entre les jeunes stagiaires présents à IF et un professionnel de la mission locale qui jouait le rôle de référent pour ces personnes.

Les deux structures avaient défini à l’avance de déroulement de la visioconférence. Le référent à la Mission Locale devait :

Présenter la structure Mission Locale

Préciser les modalités d’inscription

Présenter son rôle en tant que référent

Préciser le rôle et les devoirs du stagiaire

Apporter de l’information générale sur le déroulement de la formation (santé, logement,…)

Aborder les questions de rémunération

Aborder une série de questions réponses pré-établies à l’avance.

Au niveau technique, pour cette procédure, le site IF devait être configuré pour établir une visioconférence de groupe en utilisant un vidéo projecteur, un micro de table.

Les 2 partenaires entrevoyaient des pistes intéressantes pour développer dans une deuxième étape d’autres procédures avec ces groupes de stagiaires notamment le bilan formateur/stagiaire/référent.

Foyer des jeunes Travailleurs

Un deuxième exemple de procédure entre les 2 sites du Foyer Jeunes Travailleurs (FJT) visait à simplifier la démarche du jeune demandeur.

Aujourd’hui une personne s’adressant au FJT Kerabecam pour une demande de logement, entreprend en parallèle la même démarche au FJT Michelet. L’objectif était de simplifier la démarche pour le demandeur.

Tout en étant à Kerabecam avec un professionnel de la structure, le demandeur devait avoir un entretien par visioconférence avec un professionnel de Michelet.

La procédure décrivait successivement les différentes phase de la visioconférence. Ainsi, le jeune demandeur devait bénéficier :

D’une présentation de l’association FJT par un professionnel de Michelet

D’une présentation du FJT de Kerabecam

D’une présentation du FJT de Michelet

D’une présentation des services communs aux deux établissements

A la suite de quoi, le demandeur devait faire part de ses motivations.

La procédure pouvant aller jusqu’au remplissage d’une fiche de pré-inscription.

A l’issue de l’entretien, le FJT remettrait au demandeur un certain nombre de documents.

Procédure Bureau Information Jeunesse et Greta :

Cette procédure était à destination des professionnels des 2 structures et consistait en une présentation réciproque des 2 organismes.

Dans un second temps, les partenaires souhaitaient se pencher sur l’accompagnement des publics en recherche d’emploi.

De la théorie à la pratique…

Tout au long de l’année, les partenaires ont utilisé l’équipement visio dans des conditions de tests.

Au cours de la deuxième phase de visiojeunes, le premier usage professionnel mis en œuvre par tous, consistait à présenter en visioconférence sa structure.

Avant l’expérimentation, chaque partenaire devait déterminer la procédure qu’il allait appliquer pour son intervention et préparer son support de présentation à l’aide d’un diaporama.

Chacun est ensuite intervenu par visioconférence pour présenter son organisme dans les conditions du direct.

Cette expérience riche d’enseignements sur les conditions d’utilisation de la visioconférence a abouti à la réalisation d’un guide de préconisations d’usage, intitulé « visiojeunes, les premières expérimentations, les tests, les résultats et les recommandations d’usage » joint en annexe 2.

Cette procédure pourra bien entendu être rejouée ultérieurement selon les besoins des professionnels au-delà même du cadre de visiojeunes.

Dans un second temps, ce sont les procédures décrites ci-dessus qui ont été réalisées en visioconférence dans les conditions du direct.

Dans l’ensemble, les résultats sont encourageants.

Le groupe de jeunes stagiaires à IF, « cobayes » de circonstance, s’est dit prêt à renouveler ce genre d’expérience soulignant tout de même le côté impersonnel de cet outil contrairement aux entretiens en présentiel traditionnels.

Les résultats du projet

A l’issue du projet (phases 1 et 2), les partenaires peuvent tirer diverses conclusions. Nous ne reprendrons pas l’ensemble des conclusions déjà présentées dans les différents rapports, mais nous souhaitons plutôt ici mettre en avant les principaux enseignements que les partenaires tirent de cette expérimentation.

Les limites et les freins rencontrés

La visioconférence : des contraintes techniques fortes

Sans doute par excès d’optimisme et certainement par manque d’expérience au début du projet, nous pensions pouvoir bénéficier d’une solution de visioconférence sur IP clé en main. La visioconférence n’est pas encore un service « plug an play », l’utilisateur doit indéniablement avoir un minimum de compétences techniques ce qui n’est pas toujours le cas dans les associations par exemple.

La mise en œuvre du service de visioconférence est complexe et sensible, et demande des réglages de départ assez fins.

L’environnement de travail dans lequel se déroule la visioconférence doit être choisi minutieusement (éclairage, bruit, …) afin d’optimiser la qualité de la communication.

Les équipements matériels doivent être adaptés à l’usage (visioconférence de personne à personne, de personne à groupe,…).

Toute visioconférence se prépare en amont par la mise en œuvre d’une procédure.

L’accompagnement des utilisateurs est indispensable pour adopter au mieux ce nouvel outil de travail.

L’ensemble de ces recommandations est repris de manière détaillée dans l’annexe 1.

Une nouvelle organisation du travail

Ce nouvel outil de communication engendre des façons de travailler radicalement différentes. Pour les professionnels des structures, l’adoption de la visioconférence correspond à un changement culturel fort qui doit être pensé très en amont, accompagné, expliqué,… Même en prenant ces précautions, l’utilisation de la visioconférence n’est pas immédiate.

La visioconférence : un outil pertinent pour rapprocher des utilisateurs éloignés

L’expérimentation visiojeunes qui est un projet bresto-brestois connaissait ses limites en raison du manque de distance entre les partenaires parfois distants de quelques centaines de mètres.

L’intérêt d’utiliser cet outil grandit considérablement lorsque la notion de distance entre les utilisateurs est présente, et la valeur ajoutée est beaucoup plus forte.

Le challenge des nouveaux usages

Développer des usages par visioconférence qui traditionnellement utilisent d’autres moyens classiques de communication (téléphone, rencontres,…) peut apporter une valeur ajoutée (gain en efficacité, qualité du service rendu,…).

Mais les partenaires se sont surtout rendus compte que cet outil permet de développer de nouveaux usages qui aujourd’hui restent encore à inventer et qui se développeront progressivement dans le temps.

Les enseignements

Apprentissage réel sur la problématique visioconférence :

Les partenaires reconnaissent unanimement l’intérêt d’avoir pu expérimenter cet outil : découverte de ses contraintes, ses avantages, apprentissage des règles du jeux,…

Renforcement des liens professionnels entre partenaires

Avant le projet, les partenaires se connaissaient à des degrés différents. Le projet a indéniablement renforcé les partenariats de tous. Les nombreuses réunions de travail, les multiples expérimentations, ont permises de développer les relations professionnelles entre les structures au-delà même du projet visiojeunes.

Les partenaires n’ont jamais abdiqué durant le projet, même durant les périodes difficiles où les résultats techniques étaient peu encourageants. Ils ont su surpasser ces problèmes, persévérés, ce qui témoignait de l’ambiance studieuse et agréable, qui régnait au sein de l’équipe projet.

Réflexion poussée sur les usages

Tout au long de l’expérimentation, l’accent était mis sur le développement des usages. L’utilisation de la visioconférence a contraint les partenaires :

à penser différemment leurs méthodes de travails,

à procéder, en amont des usages, à une réflexion poussée et rigoureuse sur les procédures à mettre en œuvre

à réfléchir aux nouveaux services rendus possibles grâce à la visioconférence,…

Les réalisations

Dans chacun des rapports remis au Conseil Régional, l’ensemble des réalisations est détaillé.

Ci-dessous, nous reprenons très synthétiquement les réalisations majeures de visiojeune.

Une vingtaine de réunions de travail

Le comité de pilotage se retrouvait toutes les 6 ou 8 semaines pendant 3 ans.

(Les derniers compte rendus de réunions sont en ligne : http://www.a-brest.net/rubrique76.html)

Réalisation d’un document d’installation d’econf

Dans le souci de faciliter l’autonomie des partenaires dans l’usage du logiciel e-conf, la Direction Informatique de Brest Métropole Océane et de la Ville de Brest a édité un guide intitulé « Manuel de configuration d’un terminal e-conf, document interne à la CUB et à la Ville de Brest réalisé par la DIT dans le cadre du projet « Visio-jeunes » ». Vous retrouverez ce document en Annexe 4 du rapport intermédiaire remis en janvier 2003.

Formations à e-conf

Plusieurs sessions de formation au logiciel e-conf ont été réalisées à l’ENST Bretagne.

Toujours dans le souci de faciliter l’autonomie des partenaires pour l’utilisation d’e-conf, un guide utilisateur simplifié a été conçu à partir du guide France Telecom. Ce guide intitulé « Manuel utilisateur visiojeunes, pour une utilisation rapide du logiciel e-conf » est joint en annexe 1.

Formation au logiciel libre pour diaporama

Le comité de pilotage avait opté pour utiliser des outils de bureautique (traitement de texte, tableur, diaporama) libres. C’est la suite Open Office qui fût installée sur l’ensemble des postes.

Le Bureau Information Jeunesse a conçu et dispensé une formation au logiciel « Impress » de la suite Open Office permettant de réaliser des diaporamas. Cette formation était spécifiquement réalisée dans l’optique de créer des supports de présentation pour visiojeunes.

Vous retrouverez le contenu de cette formation en annexe 3 ou en ligne http://www.a-brest.net/article574.html.

Document de préconisation

Comme indiqué en point 3, les diverses expérimentations ont abouti à la réalisation d’un guide de préconisations d’usage, intitulé « visiojeunes, les premières expérimentations, les tests, les résultats et les recommandations d’usage » joint en annexe 2.

Les premiers usages professionnels de la visioconférence

De la longue phase de tests techniques à l’expérimentation d’usages professionnels, ces 3 années de projets ont été denses en usages de la visioconférence.

Le bilan par rapport aux objectifs initiaux fixés

Dans la partie 2 les objectifs du projet étaient rappelés : un axe jeune, un axe intercommunalité et une dimension transverse.

Rappelons que ce projet visait à réfléchir à une possibilité d’usages dans le cadre d’un projet pilote, d’une expérimentation et qu’en aucun cas, les partenaires cherchaient à mettre en œuvre un bouquet de services en visioconférence qui seraient fiables, opérationnels, et simples d’utilisation.

Axe jeune : premiers usages développés, de nombreuses perspectives restent à explorer.

L’ensemble des usages expérimentés avait pour cible finale les jeunes que ce soit des applications entre un professionnel et le ou les jeunes eux-mêmes (exemple : visioconférence entre un groupe de jeunes stagiaires à IF et un référent professionnel de la mission locale), ou entre professionnels (exemple : visioconférence entre professionnels du BIJ et du GRETA).

De nombreuses perspectives restent à explorer pour développer de nouveaux usages qui apporteraient une réelle valeur ajoutée aux jeunes, dans un contexte où la visioconférence progresse en fiabilité.

Dimension transverse : riche d’enseignements

L’outil visioconférence était proposé comme facteur déclencheur du travail coopératif, d’une meilleure connaissance mutuelle des acteurs concernés.

De ce point de vue, l’objectif est atteint, les liens entre les partenaires se sont renforcés.

Axe de l’intercommunalité : axe à développer.

Durant la période de l’expérimentation, cet axe n’a pu être développé, les partenaires engagés dans le projet étant tous brestois.

Cependant, tout le monde s’accorde à dire qu’une ouverture de ce projet est pertinente à l’échelle territoriale (Pays de Brest, département ou région). En effet, un avantage de la visioconférence est de pouvoir gommer la notion de distance et ainsi apporter une réelle valeur ajoutée : gain de temps, gain d’argent, meilleur service public rendu,…

La suite… de nouvelles perspectives

Pérenniser et compléter les environnements matériels et logiciels des partenaires associés

Les environnements mis en place chez les partenaires doivent être stabilisés. Il est important de passer les environnements de la phase d’expérimentation à la phase d’exploitation.

Certains environnements sont à stabiliser. Ils ont été installés provisoirement en ne respectant pas les règles permettant les bons usages. Des compléments logiciels et matériels sont à réaliser pour exploiter les procédures et usages déjà retenus.

Adapter la technologie chez les partenaires en fonction des usages souhaités

Les équipements doivent être adaptés aux usages. Le son, la vidéo, les données transmises, les questions échangées entre les correspondants sont autant de paramètres qui définissent la procédure d’usage et la technologie.

Certains environnements sont standards : microphone, caméra, ordinateur….mais il y a une forte relation entre le choix de la technologie et de l’usage souhaité. Une présentation dans une salle de cours pour un groupe d’étudiants nécessite d’autres moyens (technologie et ressources) qu’une communication entre deux personnes. Les moyens et la technologie doivent être choisis en fonction de l’usage et du contenu que l’on souhaite mettre en œuvre.

De nouvelles technologies pourraient être expérimentées (voix sur IP, messagerie instantanée,…)

Ouvrir à d’autres partenaires et développer de nouveaux usages par la visioconférence.

L’expérimentation a permis de mettre en évidence que certains usages peuvent être utilisés par d’autres partenaires. C’est par les usages que de nouveaux partenaires sont apparus (Information, formation ou communication entre deux sites de différentes communes).

En période d’expérimentation, la découverte de nouveaux usages n’est pas rare. Certains seront directement utilisables par d’autres partenaires. Il est important de leur offrir la possibilité de mettre en place usage et technologie associée.

Il a donc été proposé aux partenaires de réfléchir à une suite du projet en impliquant de nouveaux partenaires à l’échelle départementale dans un premier temps.

Poursuivre l’accompagnement des TIC dans les services publics.

Visiojeunes a permis de mettre en avant l’intérêt de travailler ensemble pour favoriser le développement des usages des outils du multimédia et de l’Internet.

La Ville de Brest envisage en 2005 d’ouvrir le groupe des partenaires à d’autres acteurs locaux du service public et de travailler ensemble sur l’accompagnement au développement des usages des Technologies de l’Information et de la Communication dans les services publics (sensibilisation à l’utilisation de logiciels libres, encourager les services publics en lignes,…).

Bilan financier

La Ville de Brest a transmis au Conseil Régional, dans son courrier en date du 25 novembre 2004, l’état justificatif des dépenses présenté à la page suivante certifié exacte.

NOM : Ville de Brest

ADESSE :	Mairie de Brest

2, rue Frézier

BP 92206

29222 BREST Cedex 2

Programme n° : 715	Opération n° : A3CBH0

ETAT JUSTIFICATIF DES DEPENSES DU PROGRAMME D'INNOVATION :

(à joindre au rapport d'exécution des travaux)

Dépenses arrêtées au 30 Octobre 2004.

Nature des dépenses	Dépenses réalisées TTC (en €)
Investissement matériels	343.40
Frais de personnel*	32 300
Sous-traitance Accompagnement de projet Formation logiciels	3 545
Frais de télécommunications	14 842.39
TOTAL	51 030.79

* : frais entièrement pris en charge par les partenaires

Je soussigné(e), _________________________________________ (nom, prénom, fonction) de la Ville de _________________, certifie sur l'honneur l'exactitude des dépenses effectuées pour la réalisation du programme prévu et indiquées ci-dessus.

Fait à

Le

Signature

Annexe 1 :

Manuel utilisateur

« Visio-jeune :

Pour une utilisation rapide du logiciel e-conf »

Annexe 2

Projet visio-jeune :

Les premières expérimentations, les tests, les résultats et les recommandations d’usage.

Annexe 3

Support de formation à Impress

Rappel du projet : tiré du rapport intermédiaire « Visio-jeunes » en date du 20/01/03

24/12/2004	- 13 -

Rapport intermédiaire

fbergot

2004-12-24T13:59:00