Intention
Nous avons réuni dans ce document ce qui nous est apparu comme indispensable pour démarrer un projet multi-acteurs. Les projets sont toujours différents mais sont ressortis des nos groupe de travail des démarches, des notions, des outils qu’il semble falloir absolument connaitre avant de démarrer.
Bien sur il appartient à chacun de combler les manques et de développer les chapitres.
Un projet multi-acteurs est toujours complexe et il faut prendre ce document comme le début de la création d’un petit guide de ce qu’il ne faut pas oublier ni négliger lorsque l’on s’apprête à démarrer un projet coopératif.
Bonne lecture :)
par Christophe + Claude + Gilbert + Henriane + Louis-Julien + Marie-Laure + Yann
Sommaire
- Introduction
- I. De la co-construction
- II. De l’identité du projet
- III. Des facilitateurs d’ouverture
- IV. De la logique multi-acteurs en coopération
- V. Des outils au service de la communauté
- VI. Retour d’expérience du festival média-sciences
Introduction
Vous vous apprêtez à démarrer un projet multi-acteurs, Il apparait qu’il est préférable d’imaginer la co-construction ( I. )le plus tôt possible. Il vous faudra réunir un maximum de personnes et les organiser en groupe en les impliquant dans l’objet même du projet. Cet objet doit être partagé dès le départ pour pouvoir donner du sens commun à la démarche par une co-écriture en amont fondatrice de l’ identité du projet ( II. ).
Dès le départ, pensez à ouvrir ce projet le plus largement possible, même à des personnes qui ne semblent pas impliquées directement. En cela il faudra vous appuyer notamment sur des personnes relais de communication, des facilitateurs d’ouverture ( III. ).
Cette ouverture la plus large possible découle de la logique multi-acteurs en coopération ( IV. ) et il est important d’en connaitre les mécanismes et le fonctionnement dans un projet coopératif.
Il n’y a environ que 10% des membres du groupe qui participent réellement. Pour atteindre et augmenter cette proportion, il faut faciliter l’implication des membres du groupe en abaissant :
- les freins à cette implication
- le seuil d’implication minimal (possibilité de s’impliquer simplement sans forcément tout comprendre du projet ).
Il est également primordial de garder à l’esprit que tout ceci doit se faire avec du plaisir partagé, car l’implication des acteurs dans un projet va dépendre pour une grande part du plaisir retiré à participer et à contribuer à l’avancement du projet.
Des personnes que vous ne pensiez pas à priori intéressées par le projet pourront produire de façon importante uniquement par le fun, le sentiment d’appartenance ou la convivialité qui règne au sein des membres du groupe - Pour vous aussi il s’agira d’une motivation supplémentaire.
Vous aurez besoin d’outils pour construire cette coopération et vous trouverez une présentation de certains des outils au service de la communauté ( v. ) qui vous aideront à démarrer et impulser une dynamique coopérative.
Pour terminer, vous pourrez consulter un retour d’usages du projet de festival Média-Sciences ( vI. ) qui a démarré et s’est achevé pendant la formation animacoop brest 2011.
I. De la co-construction
La co-construction du projet est une règle de fonctionnement, un mode opératoire a imaginé le plus en amont possible de votre démarche
Un squelette du projet peut être défini, l’élaboration finale du document peut venir de rencontres informelles, de questions à la liste de discussion des partenaires, des regroupements.
Préparer le terrain
Avant de proposer aux participants de se réunir, le coordinateur peut prendre contact avec les différents acteurs pour susciter leur intérêt, donner l’envie de participer. On sait qu’une discussion informelle où l’on peut raconter les grandes orientations de son projet avec tout son enthousiasme laisse un champ des possibles plus large qu’un écrit protocolaire invitant à réunir des partenaires autour d’un projet déjà écrit.
Si possible rencontrer physiquement les personnes, et de proche en proche le plus de personnes possible. Pour faciliter le départ, ne pas hésiter à commencer par impliquer les personnes les plus proches et les plus faciles à motivées (de sa propre structure ou de structures "amies").
Elargir le champs des partenaires en s’appuyant sur des facilitateurs d’ouvertures ( cf. III )
Chaque partenaire envisagé doit être rencontré (via le téléphone, skype,etc.) quand le contexte l’impose.
II s’agit alors pour chaque rencontre de bien expliquer la démarche :
- en exposant les résultats attendus du projet : pourquoi cette action ? Quel est l’intérêt collectif du projet ?
- en donnant des exemples de ce qui peut être fait (l’analyse de l’existant : on commence non pas par trouver les idées mais les gens qui ont déjà trouvé des bonnes idées, il est inutile de "réinventer la roue" - veille sur le net, prise de contact avec des services de mairie, associations, etc.). Découvrir des projets similaires ayant connu le succès sera bien plus enthousiasmant pour l’auditeur que d’envisager une action à l’aveuglette.
Partir ensuite de ces idées et poser des questions :
- Qui serait susceptible d’intégrer le projet ?
- Comment faire ?
- Se mettre d’accord sur l’objectif.
De ces échanges l’interlocuteur pourra déjà définir des orientations répondant aux besoins et aux attentes des partenaires dans le projet envisagé : déterminer comment concilier son intérêt personnel avec l’intérêt collectif (les opportunités que cela peut ouvrir pour soi-même).
Ces partenaires ( y compris financiers ) composent dès le départ le comité de pilotage du projet. Ils sont inscrit , à la liste de discussion ( cf. V ) correspondante. Inviter les partenaires à relayer et discuter du projet auprès de leurs membres.
Sur la liste de discussion du comité de pilotage, une synthèse doit être faite régulièrement sur l’avancement du projet, les contributions, les nouvelles rencontres, les questions qui se posent pour avancer ( l’objectif n’est pas d’avoir la réponse mais d’avoir les mêmes (bonnes) questions). C’est l’identité du projet (cf. II) qui se co-construit alors.
Ce n’est pas grave si des membres du groupe n’apportent pas de contributions : plus on est nombreux plus cela est vrai ( cf IV).
Se réunir
Pour démarrer petit, démarrer grand.
Organiser
Il apparait important d’organiser une réunion fondatrice, de lancement du projet. Il convient de la faire au bon moment, de prendre le temps de réunir les conditions ou le plus grand nombre pourra y être convié.
L’ordre du jour n’est pas : " voilà ce qu’on à fait pour vous sans vous consulter, maintenant coopérez" mais "Voilà ou on en est, aidez-nous à avancer" (venez construire le projet, venez nous dire ce dont vous avez besoin, comment vous voyez les choses, posez vos questions et répondez aux nôtres ). C’est le lancement de la co-construction.
Il convient tout de même d’avoir quelque-chose à montrer ( squelette du projet qui a déjà été complété au sein de la première liste de discussion ; exemples de ce qui se fait déjà dans le domaine ou dans la coopération ; wiki avec rubriques partenaires et questions ).
Si l’on tient compte de la logique multi-acteurs ( cf IV ), il faut ouvrir le projet à un maximum de personnes (10 % d’actifs et 90% d’observateurs. Ces observateurs sont primordiaux car ils peuvent devenir les moteurs actifs). C’est à dire que le projet ne s’adresse pas uniquement aux personnes représentant un partenaire mais à tous les membres de leur structure. Si vous avez une association comme partenaire, vous pouvez inviter tous leurs adhérents à participer au projet.
Il est aussi possible aussi d’inviter des personnes qui ne sont pas impliquées directement dans le projet, mais qui sont dans le champ d’action, ou proche de vous, les facilitateurs d’ouverture ( cf III ), des partenaires envisagés, etc... Ces personnes peuvent apporter un regard extérieur, une critique constructive et apporter un certain recul pour avancer efficacement dans l’action collective.
Animer
Si vous avez la chance de réunir beaucoup de participants à cette première rencontre, vous pouvez prévoir de former, dans un second temps des groupes de travail thématiques sur les différentes questions qui se posent. (wiki une rubrique par question cf. V )
Ne pas oublier de faire remplir une feuille de participation avec les adresses mails des personnes présentent. Elles pourront intégrer votre seconde liste de diffusion.
Organiser un "tour de table" en amenant les gens à se présenter. Ils peuvent aussi de présenter sur le wiki dans "partenaires" pour leur faire utiliser l’outil et contribuer à la discussion collective). Inciter les participants à se présenter dès le démarrage diminue le seuil de timidité de chacun et cela pourra, par la suite, faciliter la prise de parole au sein du groupe.
Il faut s’appuyer sur ce noyau dur des premiers participants, même s’il sont peu nombreux. Il faut définir sur quoi on va travailler et ce que l’on va produire. Il est possible d’agrandir le projet au fur et à mesure qu’il devient visible et qu’il produit.
Démarche collaborative : c’est processus alliant les questions des uns et des autres, les réponses imaginables et la co-contruction d’une intelligence collective.
Pendant toute la réunion, ne pas hésitez à prendre des notes en direct en utilisant les cartes heuristiques (Freemind, Freeplane). Contrairement aux prises de notes classiques qui sont l’objet caché du secrétaire, les cartes heuristiques permettent d’avoir une vue d’ensemble rapide et synthétique projeté sur un écran (Freeplane pour la prise de notes co-constructive cf. V ). La synthétisation des discussions est un exercice qui nécessite un peu de pratique. Une bonne maitrise du logiciel permet d’aller vite et de se concentrer sur les propos de chacun. Rendre visible la prise de note permet de relancer les débats sur les questions (points) prévues sur la carte. Il est primordial de faire participer le plus de personnes possible en interpellant directement celles et ceux qui ne prennent pas la parole.
Ne pas hésiter à inviter de façon off une ou deux personnes à lancer les débats et sujets de discussion qui formeront la trame de la réunion. Une fois qu’un débat est lancé par quelques personnes, les autres peuvent se lancer et contribuer.
Privilégier la convivialité, le plaisir de se réunir ( cf. IV) , prévoir une collation et des temps de pause qui sont autant de moments de discussions informelles et de création/cohésion du groupe.
- Se quitter avec des objectifs à atteindre, un relevé des décisions, une liste des tâches/missions qui incombent à chacun et la programmation de la prochaine rencontre.
- Se réunir régulièrement (faire des bonnes bouffes !).
- Utiliser le temps de rencontre pour prendre du plaisir ensemble, se synchroniser, créer une connivence.
Il reste à publier la carte heuristique ( freeplane cf V) de la réunion sur le site internet du projet, à faire votre travail d’animateur de réseau en faisant vivre les listes de discussion, en suivant et en encourageant les productions des groupes de travail.
Il faut comme pour la première liste de discussion, faire des synthèses régulièrement, sur l’avancement du projet ( hebdo ) et mettre en valeur le travail des membres actifs. Publier, utiliser, relayer les contenus et mettre en réseau les acteurs...
Voilà vous avez démarré votre projet coopératif, pour aller plus loin, voici quelques conseils de Jean-Michel cornu (beaucoup de ses conseils sont déjà présents dans tout ce document. Merci à lui pour ces conférences ) :
Continuer, les conseils de Jean-Michel Cornu
Si je suis dans une communauté je ne suis pas obligé de travailler sur toutes les facettes du projet mais je peux participer à un groupe de travail parmi d’autres.
Un groupe de travail n’est pas forcément grand, il doit travailler à élargir la communauté pour être le plus "fainéant" possible !
La compétence n’est pas prévisible. On n’est pas forcé d’avoir uniquement des experts du sujet discuté dans le groupe. Les idées ou réponses peuvent venir des personnes dont on attendait pas forcément de réponses ou d’engagement. Rester en posture d’attention face au groupe et aux possibilités de participation de chacun.
Il faut que les membres du groupe prennent conscience qu’utiliser les outils collaboratifs leur fait gagner du temps (argumentaire rationnel). Il faut aussi leur donner l’envie de les utiliser : plaisir, reconnaissance, connaissance.
Créer un langage commun, parler des mêmes choses, fabriquer une compréhension commune des choses : c’est plus facile avec une carte heuristique.
Le plus compliqué dans les groupes ce n’est pas les différences de compréhension de points de vue mais les différences de sens.
II. De l’identité du projet
Partir avec d’autres sur un projet ne peut se faire que si l’objet même, le sens du projet est partagé par tous.
Pour cela il est nécessaire de prendre en compte les éléments suivants :
- Le projet doit être clairement expliqué et présenté de manière à ce qu’il soit compréhensible par tous. Il faut être vigilant à ce que le vocabulaire utilisé ne soit pas trop technique, n’appartienne pas à un monde, mais puisse être compréhensible par tous, de manière transversale. Il ne faut pas hésitez à le faire relire par des personnes complètement extérieures au projet.
- Trois points peuvent être mis en avant : un titre explicite (parfois on ne le trouve qu’après avoir rédigé le projet), un texte de présentation de quelques lignes en deux ou trois phrases, et des objectifs clairs. La précision des objectifs est essentielle, car lorsque que l’on ne sait plus ou l’on en est dans le projet, ou que des questionnement apparaissent, on revient vers les objectifs ; ils permettent de "garder le cap de départ".
- Il faut prendre le temps de présenter la démarche et la place que chacun peut prendre dans le projet. Si l’on trouve que les mots ne sont pas suffisamment explicites, il ne faut pas hésitez à donner des exemples concrets. La présentation des outils utilisés est aussi essentielle. Les outils "facilitateurs" de liens, de construction collective peuvent s’il ne sont pas compris devenir des freins à la participation de certains.
- Si l’on veut "sortir de son monde", "jouer la transversalité" et mettre en place un "groupe multi-acteur", il est nécessaire que le projet tant dans les objectifs que dans la démarche soit porteur de sens et d’identité.
III. Des facilitateurs d’ouverture
Un projet qui veut faire coopérer de nombreux acteurs est au départ à l’initiative d’un noyau restreint, voire d’un individu qui se confond avec l’animateur lui-même.
Impliquer d’autres partenaires, leur donner une place dans la démarche, leur permettre de se l’approprier, sont une nécessité. Cet élargissement du champs des « entrepreneurs » inclut souvent des acteurs intermédiaires qui peuvent ouvrir ou fermer des portes.
Il n’est pas toujours nécessaire d’être impliqué dans une action pour lui permettre de se développer. On pense naturellement aux médias pour relayer une manifestation, un projet permanent sur un territoire. On oublie trop souvent le poids des « notables » dans la réussite d’un projet.
Les personnes d’influences que sont les élus territoriaux, les responsables associatifs, les représentants d’instances éducatives, culturelles, cultuelles sont autant de ressources, de réseaux qui peuvent être précieux pour faciliter le démarrage de l’action ou sa pérennisation.
Ces personnes représentent des entités qui ne sont peut-être pas directement concernées par le projet mais ils peuvent l’être de façon transversale, parce qu’ils ont un poids dans des décisions financières de leur territoire ou qu’il ont une influence politique ou réglementaire sur les contenus.
Ils peuvent donc contribuer ou au contraire être un frein à la participation et à la collaboration.
Les informer dès l’élaboration des projets leur permet de se positionner favorablement, observer une neutralité, voire être un vrai partenaire.
Ne pas oublier non plus ceux qui œuvrent déjà dans la même direction. Nos propres réseaux professionnels ou thématiques.
Exemples
IV. De la logique mulit-acteurs en coopération
Cette logique multi-acteur a été mise en avant par Jean-Michel Cornu pendant la conférence sur la coopération qu’il nous a donné en tant que stagiaires d’animacoop à Brest, le 12 avril 2011. Vous trouverez dans ce chapitre des extraits de la conférence.
La communauté
En fait, il s’agirait de mettre en place une communauté qui va favoriser l’implication, par le sentiment d’appartenance, la convivialité ( plaisir partagé ), la reconnaissance et diminuer ainsi les freins par la confiance qui nait entre les membres.
Ne pas oublier de montrer qu’il est facile de se désengager du projet. Ne pas évoluer en situation contrainte.
Facteurs de motivation :
- Apprendre.
- Le sentiment du travail bien fait.
- Le plaisir, fun (cf. V )
- Le sentiment d’appartenance à un projet, une communauté
- La reconnaissance (prestige, estime).
- L’utilité : un projet qui a du sens.
Freins à l’implication :
- Problème de sécurité ( situation personnelle ).
- Manque de confiance.
- Ne pas pouvoir se désengager.
Seuil d’implication le plus bas possible :
- Niveau d’implication faible : pouvoir participer de façon simple, même si on ne comprend pas tout et se former au fur et à mesure de l’avancement du projet.
- Réactivité : Réagir dès que quelqu’un souhaite s’impliquer.
Exemple de videon dont l’implication des membres a vraiment commencée quand l’association a cessé d’acheter du matériel pour acheter de quoi faire des bonnes bouffes...
Jean-Michel Cornu sur l’implication ( 8 min ) :
La règle des 10%
Un point très important à connaitre c’est qu’il n’y a "que" 10% de personnes (en moyenne ) qui sont réellement actives dans un groupe. Ce n’est pas pour autant qu’il faille se séparer des autres car il n’y aura encore que 10% de ceux qui restent à être actif !
Parmi les non actif il faut entendre surtout les non visibles qui contribuent d’un certaine manière par leur appartenance au groupe.
- Il y a les réellement inactifs qui ne suivent plus du tout ce qui ce passent, mais qui restent abonnés aux listes par exemple.
- Il y a les observateurs, qui suivent, relaient et utilisent ce qui se fait, publications, liste de discussion mais qui n’interviennent pas.
Ceux qui agissent et produisent, les proactifs et les réactifs, ne représentent donc que 10%, mais si un d’eux vient à cesser son activité, il sera remplacé par un observateur.
C’est pour cela qu’il est très important d’avoir le groupe le plus ouvert possible et donc le plus nombreux possible pour augmenter de manière statistique le nombre de proactif. Ouvrir même aux personnes qui ne semblent pas directement impliquées (les visiteurs, le public, les sponsors, les adhérents et membres des structures partenaires, les structures voisines, celles de votre réseau, les facilitateurs d’ouvertures cf III...).
On ne sait jamais à l’avance qui va réellement s’impliquer. Des personnes qu’on ne soupçonnait pas vont s’impliquer alors que d’autres que l’on croyait motivées ne vont rien faire.
"Avancer avec les pro actifs sans oublier les observateurs et en incluant les réactifs."
Jean-Michel Cornu sur cette règle des 10% ( 5min 30s ) :
Production & gestion
Ce que l’on note aussi par rapport à la taille des groupes ce sont les différences dans les façons de produire et les façons de gérer :
- jusqu’à 12 : facile de coopérer et gestion par la contrainte car peu de ressources.
- Grands groupes : la production collective se fait par opportunité et la gestion par contrainte.
- Foule : production collective et gestion de groupe par opportunité.
Liens
V. Des outils au service de la communauté
Merci de vous reporter à l’article sur le site d’Animacoop pour la présentation discussion des différents outils présentés :
