Directeur des Systèmes dâ€â„¢Information (DSI) de Concarneau Cornouaille Agglomération (CCA), Laurent Gad explique le contexte et les raisons de son choix pour le service SESF (Service dâ€â„¢Echanges Sécurisés de Fichiers) de Mégalis et retrace sa mise en place au sein de la collectivité.
Pour quelles raisons avez-vous décidé de dématérialiser lâ€â„¢envoi des convocations aux élus ?
Depuis mars 2009, nous avons réalisé un suivi des coûts relatifs aux convocations des élus et aux envois de dossiers préparatoires aux conseils communautaires. Ce suivi a été très instructif et nous a permis de dresser différents constats. Pour lâ€â„¢année 2011, il ressort ainsi que lâ€â„¢envoi de 965 dossiers (en moyenne 88 par conseil communautaire) a coûté au total plus de 7000ââ€Å¡¬ TTC (coût des fournitures + temps passé à la préparation des envois). Chaque envoi de dossier a coûté 7,35ââ€Å¡¬ TTC en moyenne, ce qui représente un coût non négligeable pour la collectivité.
Sur la base de 11 conseils communautaires (88 dossiers/séance), de 11 bureaux communautaires (20 dossiers/séance) et dâ€â„¢une moyenne annuelle de 6 séances pour chaque commission (7 commissions, 22 dossiers par séance), le coût de gestion des assemblées est estimé à environ 15 500ââ€Å¡¬ TTC par an. Ce montant exclut les coûts liés à lâ€â„¢envoi aux autres commissions : commission consultative des services publics locaux, CAO, commission DSP, CTP Musique et Danses, CTP personnel, CLECT, etc.
Devant ce constat et dans un souci de développement durable et de réduction des coûts, les élus de lâ€â„¢agglomération ont souhaité mettre en Å“uvre la dématérialisation des convocations et des envois de dossiers.
Pourquoi avoir choisi lâ€â„¢outil SESF de Mégalis parmi toutes les solutions existantes du marché ?
Après une mise en concurrence classée sans suite, nous avons choisi le service SESF proposé par Mégalis et ceci, pour trois raisons principales :
» Tout dâ€â„¢abord le rapport coût /efficacité qui nous est apparu sans commune mesure avec les autres solutions du marché.
» Dâ€â„¢autre part sa simplicité dâ€â„¢utilisation, ce qui est très appréciable au quotidien mais aussi tout au long de lâ€â„¢année.
» Enfin, et ce nâ€â„¢est pas le moindre des atouts, câ€â„¢est la compatibilité du service avec tous les systèmes dâ€â„¢exploitation mobiles du marché. A défaut, nous nâ€â„¢aurions pas pu implémenter le service de convocation électronique sur les supports nomades, en lâ€â„¢occurrence la flotte des tablettes tactiles acquise par la CCA pour une utilisation par les élus.
Comment sâ€â„¢est déroulée la démarche et quel est son fonctionnement au quotidien ?
Cette première démarche, qui vaut expérimentation, concerne uniquement le bureau communautaire (16 élus) mais elle est amenée - après les prochaines élections municipales - à être transposée et élargie à lâ€â„¢ensemble du conseil communautaire. Elle concernera alors 43 élus au lieu de 16 actuellement. Chaque élu a été formé individuellement à lâ€â„¢utilisation du service sur la tablette tactile qui lui a été remise. Une assistance et un suivi du fonctionnement sont assurés de manière régulière. Concarneau Cornouaille Agglomération ne fournissant pas dâ€â„¢abonnement 3G, les élus utilisent le wifi de leur mairie, de leur domicile et des bâtiments CCA pour synchroniser lâ€â„¢application Oodrive Mobile › Voir au bas de cet article le témoignage de Michel Cotten, Maire de Tourcâ€â„¢h.
Quel premier bilan dressez-vous de lâ€â„¢utilisation du service SESF ?
Outre les bénéfices usuels de la dématérialisation (gain de temps, simplification et sécurisation des échanges, archivage électronique…), le service sâ€â„¢avère « rentable » dès la troisième année, les bénéfices apportés dépassant les coûts liés au projet.
A noter enfin également que cette initiative sâ€â„¢inscrit dans une démarche plus globale de lâ€â„¢agglomération de mise en Å“uvre de processus 100% dématérialisés sur les marchés publics, la finance-comptabilité et la télétransmission des actes.
Maire de Tourcâ€â„¢h (Finistère), Vice-Président de Concarneau Cornouaille Agglomération (CCA), Chargé de lâ€â„¢aménagement de lâ€â„¢espace et du système dâ€â„¢information et Responsable du Système dâ€â„¢Information du CHI (Centre Hospitalier Intercommunal) de Cornouaille, Michel Cotten livre ici son témoignage en tant quâ€â„¢utilisateur du service de convocation électronique sur tablette tactile.
Comment avez-vous vécu lâ€â„¢apprentissage de la tablette tactile et du service associé ? En quoi la formation vous a-t-elle été utile ?
Après une période de découverte de la tablette et de ses qualités, notamment graphiques, la prise en mains a été progressive à partir de la formation initiale. Cette formation personnalisée pour chaque élu, a été particulièrement adaptée à ma demande. En outre, un service dâ€â„¢assistance était facilement joignable en cas de difficulté. La synchronisation à lâ€â„¢application Oodrive a nécessité quelques explications complémentaires mais globalement la prise en mains a été rapide.
Quels bénéfices constatez-vous dans lâ€â„¢utilisation de ce nouveau service, quels changements cela produit-il au quotidien ?
La dématérialisation complète des documents est enfin réalisée grâce à cet outil et aux fonctionnalités de téléchargement. En matière dâ€â„¢ergonomie, la navigation (accès par sommaire, onglets..) dans les documents téléchargés, quelque fois volumineux, est très performante et facilite lâ€â„¢usage de la tablette lors des réunions. Ce nouveau mode opératoire conduit à des changements dâ€â„¢habitudes dans la gestion des documents. La tablette tactile et lâ€â„¢extranet de CCA (messagerie électronique, stockage et archivage des documents) se complètent et sont tous deux indispensables dans ce nouveau contexte de travail.
Pour en savoir plus sur le service SESF téléchargez la fiche pratique de présentation de ce service.
