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Compte rendu de la réunion des correspondants visio Bmo du 8/04/2013

Visioconférence sur Brest métropole océane : point d’étape au printemps 2013

Le 8 avril, les correspondants visioconférence de Brest métropole océane se sont réunis pour une réunion de travail.

La réunion s’est déroulée en trois temps :

- Un premier tour de table visant à se présenter à échanger sur les avantages de la visioconférence.
- Un travail en sous groupe sur les actions à mettre en place au sein des structures pour encourager le développement des usages de la visioconférence.
- Un point sur le déploiement de visioconférence sur Bmo.

Les avantages de la visioconférence

La réunion a démarré par un tour de table. Il était proposé à chaque participant de se présenter et de répondre à la question suivante :

"Selon vous, pour quelles raisons avons-nous intérêt à développer l’usage de la visioconférence ? " (une raison par personne)

Une synthèse des contributions :

La visioconférence répond à des enjeux sociétaux et globaux :
- Impact environnemental (moins de circulation, réduction de gaz à effet de serre)
- Alternative aux déplacements (le choix de se déplacer ou pas)
- Renforcement de l’accessibilité (plus de participants aux réunions)
- Réponse aux situations de crise

La visioconférence répond à des enjeux individuels et structurels
- Gain psychologique (moins de stress, de fatigue, de risque d’accidents liés aux déplacements, pour plus de bien être)
- Gain financier (lié aux frais de déplacements)
- Gain de temps
- Meilleure efficience
- Meilleure efficacité

La visioconférence répond à des enjeux d’aménagement et d’attractivité du territoire

La visioconférence favorise le développement de nouveaux usages
- Nouveaux services (aide à la recherche d’emploi, innovation pédagogique, projets internationaux,...)
- Nouvelles opportunités d’échanges liées à l’absence de barrières géographiques.

La présentation des résultats s’inspire d’une présentation faite par l’Adrets (Guide des usages de la visioconférence) (Février 2011)

Les actions en faveur du développement des usages de la visioconférence

Par binôme ou trinôme les participants devaient répondre à la question suivante :

Selon vous, quelles sont les actions que vous ou votre structure pouvez mettre en place pour développer les usages de la visioconférence ?

Des actions à court terme :
- Former et convaincre l’ensemble des collaborateurs
- Créer des occasions de mise en situation de personnes potentiellement concernées
- Réalisation de tutoriels
- Développer des actions de communication

  • point presse, journaux de quartier avec démonstration à l’appui
  • affichage
  • courriers auprès des associations
  • démonstrations lors de portes ouverte

- Faire connaitre la cartographie des équipements visio en Bretagne

Des actions à moyen ou long terme
- Multiplier les démonstrations dans différents cas de figure (conférences, formation, réunions,...)
- Mettre en place des animations régulières (atelier entretien d’emploi en visio,...)
- Mise en place d’une porte ouverte sur une journée lors d’une inauguration avec tous les sites de Bmo
- Faire connaitre la cartographie des équipements visio en Bretagne
- Compléter la cartographie de Bretagne et l’élargir à d’autres territoires pour faciliter les mises en relation
- Développer l’interopérabilité des systèmes
- Développer les usages auprès des particuliers
- Mettre en place des ateliers de formations
- Développer le nombre d’équipements sur les territoires

Des actions que vous avez mises en place avec succès ou souhaiteriez voir mises en place sur votre territoire
- Amélioration du fonctionnement démocratique des institutions par des réunions de concertation plus fréquentes
- Multiplier les visioconférences avec les structures éducatives
- Développer les usages auprès de personnes à mobilité réduite (personnes âgées, en maison de retraite, personnes handicapées,...)
- Réaliser une visio avec un sportif renommé lors d’un événement majeur
- Formation ouverte à distance en lien avec établissement d’enseignement
- Développer des usages autour de l’emploi
- Exemple réussi de visioconférence avec les élèves de Lesven et un partenaire Belge à Plougastel
- Développer l’usage de la visioconférence dans le cadre de programmes européens

Point d’étape sur le déploiement de la visioconférence sur Bmo

La fin de réunion était consacrée à un point sur la mise en place des équipements et le développement des usages au sein des structures.
Ces éléments font suite à des entretiens avec les structures équipées qui se sont tenus en décembre 2012 et janvier 2013.

Les 15 structures sont équipées
Les 15 structures sont aujourd’hui équipées. Le déploiement s’est déroulé de décembre 2011 à février 2013.

Des usages limités mais variés
Aujourd’hui les usages sont en voie de développement. Mise à part la salle de visioconférence Cobrem qui est utilisée plusieurs fois par semaine, pour le moment dans les autres structures les usages sont encore limités. Globalement les usages sont très variés :
- Formation à distance,
- Entretiens d’embauches,
- Réunions d’élus des villes ou de Bmo
- Conseils d’administrations au sein d’associations,
- Découverte des métiers,
- Atelier de vulgarisation scientifique,
- Intervention dans le cadre de colloques,...

Les freins au développement des usages
Les freins au développement des usages sont aujourd’hui en partie identifiés :
- Manque d’équipements en Bretagne et ailleurs en France
- Méconnaissance des structures équipées en dehors de Bmo
- Manque de communication sur les territoires de Bmo
- En général pas de besoins identifiés sur les territoires au démarrage
- Crainte face à l’outil
- Le temps long d’appropriation de ces nouveaux usages
- Changement culturel des pratiques

Quelques leviers au développement des usages
Aujourd’hui, nous identifions plusieurs leviers susceptibles de favoriser le développement des usages :
- Une plus grandes communication sur chaque territoire
- L’annuaire géolocalisé des structures équipées réalisé par e-Mégalis même s’il se limite aux structures adhérentes de e-Mégalis et donc très incomplet à l’échelle de la Bretagne.
- Le guide des usages de e-Mégalis
- Expérimenter de nouveaux usages et donner à voir
- Sensibiliser les acteurs locaux en donnant à voir
- Le service de conciergerie (assistance aux usagers, visioconférences multipoints, possibilité de faire des visio avec des interlocuteurs équipés d’un PC ou tablette,...)

Ci-dessous, le diaporama de présentation :

Participants à la réunion

Étaient présents à la réunions :

David Amis, Mairie du Relecq Kerhuon
Jérôme Wolf, Mairie de Plougastel
Yoann Appéré, Mairie de Gouesnou
François Bellande, MPT Pen Ar Creac’h
Antony Auffret, Les Petits Débrouillards de Bretagne
Souad Duhaze, Cobrem
Karina Laisné, Mission Locale du Pays de Brest
Régine Roué, EPM de Kérourien
Yves Vourc’h, Mairie de Guipavas,
Frédéric Bergot, Mairie de Brest
Clarisse Fontaine, Nexes Visio
Laurent Méar, Brest métropole océane

Etaient excusés :

Laurence Guillerm, Mairie de Guilers
Annie Ségalen, Mairie de Gouesnou
Isabelle Plouhinec, Brest métropole océane
Mairie de Plouzané
Bruno Ménager, PL Guérin
Marie Verdier, Brest métropole océane
Saïg Potard, Brest métropole océane
Michel Briand, Brest métropole océane
Erwan Pinter, Mairie de Guipavas
Elodie Limpader, Mairie de Guipavas

Posté le 24 mai 2013 par Valérie Picolo
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